Software

8 tareas repetitivas que puedes automatizar con Power Automate

  • Las tareas repetitivas son aburridas y llevan mucho tiempo, pero siempre puedes intentar automatizarlas con Microsoft Power Automate.
  • Hemos pedido a los expertos que den algunos ejemplos de automatizaciones que se pueden realizar con Power Automate.
  • Sigue leyendo y descubre qué tipo de tareas se pueden delegar automatizándolas.
tareas de microsoft powerautomate

Soy un gran fan de recuperar tiempo automatizando las tareas que me da pavor hacer durante todo el día. A veces puedes utilizar la IA, pero otras veces es más fácil y rentable utilizar algo como Microsoft Power Automate.

En primer lugar, tienes que entender que existen dos versiones de Power Automate: una que puedes descargar e instalar en tu ordenador local y otra incluida en Microsoft 365 (averigua más aquí). El primero es de uso totalmente gratuito, pero es un poco más limitado, mientras que el segundo puede conectarse a otros servicios en la nube y puede hacer un poco más. Además, no requiere mantener el ordenador encendido mientras se ejecutan las tareas automatizadas.

La versión que utilices dependerá de lo que intentes automatizar, y las funciones a tu disposición dependerán del plan de Microsoft 365 en el que estés.

Pero esto no es una guía sobre cómo configurar y utilizar Microsoft Power Automate, sino una guía sobre qué tipo de tareas puedes automatizar. Para completar esta lista, hemos pedido a un grupo de expertos del sector que nos den algunos ejemplos de tareas que han automatizado con éxito.

Entremos en materia y veamos cómo puede ayudarte también Power Automate.

Enviar seguimientos por correo electrónico para recordatorios de tareas

Para mí, es el seguimiento por correo electrónico de los recordatorios de finalización de tareas. En mi flujo de trabajo, a los miembros del equipo a menudo se les asignan tareas con fechas de vencimiento, y comprobar manualmente el progreso o enviar recordatorios se estaba convirtiendo en una pérdida de tiempo. Con Power Automate, creé un flujo que se integra con nuestra herramienta de gestión de tareas (como Microsoft Planner o Trello) y Outlook.

El flujo envía automáticamente un amistoso correo electrónico recordatorio al asignado unos días antes de la fecha de vencimiento si la tarea no está marcada como completa. Si vence el plazo, envía una notificación de seguimiento tanto al asignado como al propietario del proyecto. Esta automatización ha cambiado las reglas del juego para mantener los proyectos en marcha sin microgestionarlos. No sólo me ahorra tiempo, sino que también garantiza que las tareas no se pierdan, mejorando la responsabilidad general y la eficiencia del equipo.

Matthew Lam, Desarrollador Full-Stack, Amigo por correspondencia

Crea y comparte agendas de reuniones

He automatizado un flujo con Power Automate que crea una nueva agenda de reunión, la sube a SharePoint y envía automáticamente un correo electrónico a todos los participantes con un enlace al archivo para que lo introduzcan. Esto garantiza que la agenda se prepare, comparta y actualice sin problemas y sin intervención manual, ahorrando tiempo y mejorando la colaboración.

Floris MoestPropietario, Celsius BI

Gestionar las consultas de los clientes y los tickets de soporte

Siempre estoy buscando formas de agilizar las operaciones y ahorrar tiempo. Una de las tareas repetitivas más útiles que he automatizado utilizando los flujos de Power Automate es el proceso de gestión de las consultas de los clientes y los tickets de soporte.

Antes, gestionar las solicitudes de atención al cliente procedentes de múltiples canales -correo electrónico, chat en directo y redes sociales- era un proceso que llevaba mucho tiempo. Teníamos que clasificar, categorizar y asignar cada consulta al miembro adecuado del equipo, lo que implicaba mucho trabajo manual. Esto no sólo nos ralentizaba, sino que también conllevaba el riesgo de pasar por alto solicitudes importantes o sobrecargar a determinados miembros del equipo.

Con Power Automate, pude crear un flujo que organiza automáticamente las consultas de los clientes en función de su contenido y prioridad. Por ejemplo, si un cliente menciona un problema urgente en el asunto de su correo electrónico, Power Automate lo marca como de alta prioridad y lo envía directamente al gestor de atención al cliente. Al mismo tiempo, registra cada ticket en nuestro sistema CRM, garantizando que ninguna consulta se pierda y que cada cliente reciba la atención oportuna.

Esta automatización ha reducido drásticamente el tiempo que dedicamos a gestionar tickets, lo que permite a nuestro equipo centrarse en ofrecer una asistencia de alta calidad. También ha mejorado nuestros tiempos de respuesta y la satisfacción general del cliente, ya que podemos abordar rápidamente los problemas urgentes y mantener la organización en todos los canales.

Automatizar esta tarea repetitiva con Power Automate no sólo nos ahorró incontables horas, sino que también nos ayudó a ampliar la atención al cliente sin necesidad de contratar más personal. El aumento de la eficiencia cambió las reglas del juego, y recomiendo encarecidamente a cualquier empresa que quiera agilizar tareas repetitivas que explore herramientas de automatización como ésta.

Max Shak, Fundador/CEO, Zapiy

Automatizar la entrada de datos y la generación de informes

Una de las tareas repetitivas más útiles que he automatizado con Power Automate es la entrada de datos y la generación de informes. En lugar de recopilar datos manualmente de varias fuentes y crear informes, configuro un flujo que extrae datos automáticamente de fuentes especificadas, los consolida y genera informes a intervalos programados.

Esto me ha ahorrado mucho tiempo y ha reducido los errores, permitiéndome centrarme en tareas más estratégicas. Además, he integrado notificaciones en el flujo para avisarme cuando los informes están listos, lo que garantiza un seguimiento puntual sin intervención manual. Es una automatización eficaz que aumenta la productividad.

Bram LouwersDirector, BrainManager

Actualiza el inventario automáticamente

La automatización de las actualizaciones de inventario ha sido una tarea destacada, que ha ahorrado incontables horas y ha reducido los errores humanos. La mayoría de la gente pasa por alto el poder de conectar Power Automate con Excel y Shopify para realizar un seguimiento automático de los cambios en tiempo real. Cuando se compra un producto, un flujo automatizado actualiza la lista de inventario, activa un aviso de existencias bajas e incluso notifica a los proveedores. Esta actualización sin fisuras garantiza que los niveles de existencias sean siempre precisos en todas las plataformas.

Utilizar marcadores dentro de las hojas de cálculo de Excel puede agilizar este proceso. Marca celdas específicas con identificadores únicos, permitiendo que el flujo reconozca y actualice sólo las secciones que han cambiado. Mantiene los datos organizados y el sistema funcionando sin contratiempos, todo ello sin necesidad de una supervisión manual constante. Este método despeja el desorden y garantiza que tu tienda nunca se quede corta en sus promesas a los clientes.

Jovie ChenCEO Y CHRO, Zogiwel

Gestionar las consultas entrantes de los clientes

Una de las tareas repetitivas más útiles que he automatizado con los flujos de Power Automate es la gestión de las consultas entrantes de los clientes. Cuando un cliente se pone en contacto por correo electrónico o mediante un formulario de contacto, el flujo captura automáticamente los detalles, categoriza la consulta y la asigna al miembro del equipo adecuado.

También envía un correo electrónico de acuse de recibo al cliente para confirmar que su mensaje se ha recibido y se está procesando. Esta automatización elimina los pasos manuales, garantizando que no se pase por alto ninguna consulta y que las respuestas sean rápidas. Al agilizar este proceso, hemos ahorrado tiempo, minimizado los errores y mejorado la eficacia de la comunicación con nuestros clientes.

Spencer Romenco, Estratega Jefe de Crecimiento, Ritmo de crecimiento

Agiliza el proceso de incorporación de empleados

Una de las tareas repetitivas más útiles que he automatizado con Power Automate es el proceso de incorporación de nuevos empleados. Antes de la automatización, la incorporación implicaba enviar manualmente correos electrónicos de bienvenida, asignar tareas y configurar cuentas, lo que llevaba mucho tiempo y era propenso a descuidos.

Con Power Automate, creé un flujo que se activa en cuanto se añade un nuevo empleado a nuestro sistema de RRHH. Envía automáticamente un correo electrónico de bienvenida personalizado con enlaces a recursos clave, avisa a TI para que configure las cuentas y asigna tareas de incorporación en nuestra herramienta de gestión de proyectos. Incluso programa un correo electrónico de seguimiento una semana más tarde para comprobar cómo van las cosas.

Esta automatización ahorra horas de trabajo administrativo y garantiza que nada se pase por alto. También crea una experiencia más fluida para las nuevas contrataciones, lo que marca la pauta para una relación positiva.

Matthew OdgersAbogado de Planificación Patrimonial, Opelon LLP

Automatizar el seguimiento y la gestión de clientes potenciales

Automatizar el seguimiento y la gestión de clientes potenciales con Power Automate es esencial para el desarrollo empresarial. Agiliza la recopilación, clasificación y seguimiento de clientes potenciales procedentes de diversas campañas de captación, reduciendo el tiempo y minimizando los errores humanos.

Esta gestión coherente mejora las acciones de seguimiento e impulsa las tasas de conversión, mejorando en última instancia la eficacia general en el manejo de la sobrecarga de datos procedentes de múltiples canales.

Mohammed KamalDirector de Desarrollo de Negocio, Olavivo

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Soy escritor y redactor jefe en BinaryFork. Me apasionan la tecnología, la ciencia, la exploración espacial y el cine. Empecé a escribir sobre tecnología hace más de 20 años, tras licenciarme en Informática.
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