Software

Power Automateで自動化できる8つの反復作業

  • 繰り返しのタスクは退屈で時間がかかるが、Microsoft Power Automateを使えばいつでも自動化できる。
  • Power Automateで実行可能なオートメーションの例を、専門家にいくつか挙げてもらった。
  • 自動化することでどのような仕事を任せることができるのか、読んでみてほしい。
マイクロソフト・パワーオートメイト・タスク

私は、一日中やるのが嫌な作業を自動化することで、時間を取り戻すのが大好きだ。AIを使うこともできるし、Microsoft Power Automateのようなものを使った方が簡単で費用対効果が高いこともある。

まず、Power Automateには2つのバージョンがあることを理解しておく必要がある。1つはダウンロードしてローカルコンピュータにインストールできるもので、もう1つはMicrosoft 365に含まれているものである(詳細はこちら).前者は完全に無料で使えるが、少し制限がある。一方、後者は他のクラウドサービスに接続でき、もう少し多くのことができる。さらに、自動タスクが実行されている間、コンピューターの電源を入れておく必要もない。

どのバージョンを使うかは、何を自動化しようとしているかに依存し、自由に使える機能はMicrosoft 365のプランによって異なる。

しかし、これはMicrosoft Power Automateのセットアップと使用方法についてのガイドではなく、どのようなタスクを自動化できるかについてのガイドである。このリストを完成させるために、業界のエキスパートたちに、彼らが自動化に成功したタスクの例をいくつか挙げてもらった。

さっそくPower Automateがどのように役立つかを見てみよう。

タスクリマインダーのフォローアップメールを送信する

私にとっては、タスク完了のリマインダーのためのEメールフォローアップだ。私のワークフローでは、チームメンバーには期限付きのタスクが割り当てられることが多く、手作業で進捗状況を確認したり、リマインダーを送信したりするのは時間の無駄になっていた。Power Automateを使って、タスク管理ツール(Microsoft PlannerやTrelloなど)とOutlookを統合するフローを作成した。

このフローでは、タスクが完了とマークされていない場合、期限の数日前に、担当者にフレンドリーなリマインダーメールを自動的に送信する。期限が過ぎると、担当者とプロジェクトオーナーの両方にフォローアップの通知が送られる。この自動化は、マイクロマネジメントすることなくプロジェクトを軌道に乗せるための画期的な方法だ。時間の節約になるだけでなく、タスクが漏れないようにすることで、全体的な説明責任とチームの効率を向上させている。

マシュー・ラムフルスタックデベロッパー、 ペンフレンド

会議アジェンダの作成と共有

Power Automate を使って、新しい会議アジェンダを作成し、SharePoint にアップロードし、参加者全員にそのファイルへのリンクを自動的に電子メールで送信して入力してもらうフローを自動化した。これにより、アジェンダの準備、共有、更新が手作業なしでシームレスに行われるようになり、時間の節約とコラボレーションの向上が実現した。

フローリス・モーストオーナーである、 セルシウスBI

顧客からの問い合わせとサポート・チケットを管理する

私は常に業務を効率化し、時間を節約する方法を探している。Power Automateのフローを使用して自動化した最も便利な反復タスクの1つは、顧客からの問い合わせとサポートチケットの管理プロセスだ。

以前は、電子メール、ライブチャット、ソーシャルメディアなど、複数のチャネルから寄せられるカスタマーサポートの依頼を処理するのは、時間のかかるプロセスだった。それぞれの問い合わせを分類し、適切なチームメンバーに割り当てる必要があり、それには多くの手作業が必要だった。これには多くの手作業が必要で、スピードが遅くなるだけでなく、重要なリクエストを見逃したり、特定のチームメンバーに過度の負担をかけたりするリスクもあった。

Power Automateを使用することで、内容や優先度に基づいて顧客からの問い合わせを自動的に整理するフローを作成することができた。例えば、メールの件名に緊急の問題が記載されていた場合、Power Automateは優先度の高いものとしてフラグを立て、カスタマー・サポート・マネージャーに直接送信する。同時に、Power Automateは各チケットをCRMシステムに記録し、問い合わせが紛失することなく、すべての顧客がタイムリーな対応を受けられるようにする。

この自動化により、チケット管理に費やす時間が大幅に削減され、チームは質の高いサポートの提供に集中できるようになった。また、緊急の問題にも迅速に対応でき、チャネル間の組織も維持できるため、レスポンスタイムと全体的な顧客満足度も向上している。

Power Automateでこの繰り返し作業を自動化することで、数え切れないほどの時間を節約できただけでなく、スタッフを増やすことなくカスタマーサポートの規模を拡大することができた。この効率化は画期的なことで、反復的な作業を効率化したいと考えている企業には、このような自動化ツールを検討することを強くお勧めしたい。

マックス・シャック創業者/CEO、 ザピイ

データ入力とレポート作成を自動化する

私がPower Automateを使って自動化した最も便利な反復タスクの1つは、データ入力とレポート作成である。様々なソースから手動でデータを収集し、レポートを作成する代わりに、指定したソースから自動的にデータを取得し、統合し、スケジュールされた間隔でレポートを作成するフローを設定した。

これにより、大幅な時間の節約とエラーの削減が可能になり、より戦略的なタスクに集中できるようになった。さらに、レポートの準備ができたときにアラートを出すよう、フロー内に通知を統合し、手作業による介入なしにタイムリーなフォローアップができるようにした。生産性を高める効率的な自動化だ。

ブラム・ルーワーズ監督である、 ブレインマネージャー

在庫を自動的に更新する

在庫更新の自動化は、数え切れないほどの時間を節約し、人的ミスを減らす、傑出したタスクである。Power AutomateをExcelやShopifyと連携させることで、リアルタイムに在庫の変化を自動追跡できる。商品が購入されると、自動化されたフローが在庫リストを更新し、在庫不足の警告を発し、さらにはサプライヤーに通知する。このシームレスな更新により、在庫レベルがプラットフォーム間で常に正確であることが保証される。

エクセルのワークシート内でマーカーを活用すれば、このプロセスを効率化できる。特定のセルに一意の識別子で印をつけることで、フローが変更された部分のみを認識し、更新できるようになる。これにより、データが整理され、システムが問題なく稼働し、常に手作業で監視する必要がなくなる。この方法は、混乱を一掃し、店舗が顧客との約束に不足することがないようにする。

ジョヴィー・チェンCEO兼CHROである、 ゾギウェル

顧客からの問い合わせを管理する

私がPower Automateのフローを使って自動化した最も便利な反復タスクの1つは、顧客からの問い合わせの管理である。顧客からメールや問い合わせフォームで問い合わせがあった場合、フローは自動的に問い合わせの詳細を取得し、問い合わせを分類し、適切なチームメンバーに割り当てる。

また、メッセージが受信され、処理中であることを確認するために、顧客に確認メールを送信する。この自動化によって手作業がなくなり、問い合わせの見落としがなくなり、迅速な対応が可能になった。このプロセスを合理化することで、私たちは時間を節約し、エラーを最小限に抑え、顧客とのコミュニケーションの効率を向上させた。

スペンサー・ロメンコチーフ・グロース・ストラテジスト、 成長スパート

従業員のオンボーディング・プロセスを合理化する

Power Automateで自動化した反復タスクの中で最も便利なものの1つが、新入社員のオンボーディング・プロセスだ。自動化以前は、新入社員の受け入れには、歓迎メールの送信、タスクの割り当て、アカウントの設定などを手作業で行っていた。

Power Automateを使って、新入社員が人事システムに追加されるとすぐにトリガーされるフローを作成した。主要なリソースへのリンクを含むパーソナライズされた歓迎メールを自動的に送信し、IT部門にアカウントを設定するよう通知し、プロジェクト管理ツールで新入社員のタスクを割り当てる。さらに、1週間後にフォローアップのEメールを送信するようスケジュールされている。

この自動化により、事務作業の時間を節約し、抜け漏れをなくすことができる。また、新入社員にとってよりスムーズな体験となり、良好な関係を築くことができる。

マシュー・オジャーズ遺産計画弁護士、 オペロンLLP

リードの追跡と管理を自動化する

Power Automateでリードの追跡と管理を自動化することは、ビジネス開発に不可欠である。様々なアウトリーチキャンペーンからのリードの収集、選別、フォローアップを合理化し、時間を短縮し、人的ミスを最小限に抑える。

この一貫した管理は、フォローアップ・アクションを強化し、コンバージョン率を向上させ、最終的には、複数のチャネルからのデータ過多を処理する全体的な効率を改善する。

モハメド・カマル事業開発マネージャー、 オラヴィーヴォ

のアバター。 Ionuț-Alexandru Popa
BinaryForkのライター兼編集長。テクノロジー、科学、宇宙開発、映画に情熱を注いでいる。コンピュータサイエンスを卒業後、20年以上前からテクノロジーに関する記事を書き始めた。
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