- 重复性工作既枯燥又耗费时间,但您可以尝试使用 Microsoft Power Automate 将其自动化。
- 我们请专家举例说明 Power Automate 可以执行哪些自动化操作。
- 请继续阅读,了解哪些任务可以通过自动化来委派。

我非常喜欢通过自动处理那些我整天都害怕做的工作来赢回时间。有时你可以使用人工智能,有时使用 Microsoft Power Automate 这样的工具会更简单、更经济。
首先,您必须了解 Power Automate 有两个版本:一个版本可以下载并安装在本地计算机上,另一个版本包含在 Microsoft 365 (了解更多).前者可以完全免费使用,但功能比较有限,而后者可以连接其他云服务,功能更多一些。此外,它还不需要在自动任务运行时保持电脑开机。
您使用哪个版本取决于您要自动化的内容,而您能使用的功能则取决于您的 Microsoft 365 计划。
但这并不是一本关于如何设置和使用 Microsoft Power Automate 的指南,而是一本关于您可以自动执行哪些任务的指南。为了完成这份清单,我们邀请了多位行业专家为我们提供了一些他们成功实现自动化的任务实例。
让我们一起来看看 Power Automate 如何帮助您。
发送电子邮件跟进任务提醒
对我来说,这就是任务完成提醒的电子邮件跟进。在我的工作流程中,团队成员经常会被分配到有截止日期的任务,而手动检查进度或发送提醒会耗费大量时间。使用 Power Automate,我创建了一个与我们的任务管理工具(如 Microsoft Planner 或 Trello)和 Outlook 相集成的流程。
如果任务未标记为已完成,流程会在到期日前几天自动向受让人发送友好的提醒邮件。如果截止日期已过,它还会向受让人和项目所有人发送后续通知。这种自动化功能改变了我的工作方式,让我能够在不进行微观管理的情况下保持项目进度。它不仅节省了我的时间,还确保了任务不会被遗漏,提高了整体责任感和团队效率。
我使用 Power Automate 自动创建了一个流程,可以创建新的会议议程,将其上传到 SharePoint,并自动向所有与会者发送电子邮件,提供该文件的链接,以征求他们的意见。这确保了议程的准备、共享和无缝更新,无需人工干预,从而节省了时间并改善了协作。
管理客户咨询和支持票单
我一直在寻找简化操作和节省时间的方法。我使用 Power Automate 流程自动化处理过的最有用的重复性任务之一,就是管理客户咨询和支持票据的流程。
过去,处理来自电子邮件、即时聊天和社交媒体等多个渠道的客户支持请求是一个耗时的过程。我们需要对每个查询进行排序、分类并分配给正确的团队成员,这涉及到大量的手工工作。这不仅拖慢了我们的工作进度,还可能导致遗漏重要请求或某些团队成员超负荷工作。
有了 Power Automate,我就能创建一个流程,根据内容和优先级自动组织客户咨询。例如,如果客户在电子邮件主题行中提到一个紧急问题,Power Automate 就会将其标记为高优先级,并直接转给客户支持经理。同时,它还会将每张票据记录到我们的 CRM 系统中,确保不会丢失任何询问,每位客户都能得到及时关注。
这种自动化大大减少了我们管理票单的时间,使我们的团队能够专注于提供高质量的支持。它还提高了我们的响应速度和整体客户满意度,因为我们可以快速解决紧急问题,并保持跨渠道的组织性。
使用 Power Automate 自动执行这项重复性任务不仅为我们节省了无数的时间,还帮助我们在无需雇佣更多员工的情况下扩大了客户支持规模。效率的提升改变了游戏规则,我强烈推荐任何希望简化重复性任务的企业探索这样的自动化工具。
数据输入和报告生成自动化
我使用 Power Automate 自动执行的最有用的重复性任务之一就是数据录入和报告生成。我不再手动从各种来源收集数据并创建报告,而是设置了一个流程,自动从指定来源提取数据、合并数据并按计划时间间隔生成报告。
这节省了大量时间,减少了错误,让我能够专注于更具战略性的任务。此外,我还在流程中集成了通知功能,在报告准备就绪时提醒我,确保及时跟进,无需人工干预。这种高效的自动化提高了工作效率。
自动更新库存
自动更新库存一直是一项突出的任务,它可以节省无数的时间并减少人为错误。大多数人都忽略了 Power Automate 与 Excel 和 Shopify 的连接功能,即自动实时跟踪变化。当购买产品时,自动流程会更新库存清单,触发低库存警告,甚至通知供应商。这种无缝更新可确保各平台的库存水平始终准确无误。
在 Excel 工作表中使用标记可以简化这一过程。用独特的标识符标记特定单元格,使流程只识别和更新已更改的部分。它能使数据井井有条,系统运行无故障,而且无需持续的人工监督。这种方法可以清除杂乱无章的数据,确保您的商店永远不会辜负客户的承诺。
Jovie Chen首席执行官兼首席运营官、 佐吉维尔
管理客户来电咨询
我使用 Power Automate 流程自动化处理过的最有用的重复性任务之一,就是管理收到的客户咨询。当客户通过电子邮件或联系表单联系我们时,流程会自动捕捉详细信息,对咨询进行分类,并将其分配给相应的团队成员。
它还会向客户发送确认电子邮件,以确认他们的信息已收到并正在处理中。该自动化系统消除了人工操作步骤,确保不会遗漏任何询问,并能迅速做出回复。通过简化这一流程,我们节省了时间,减少了错误,提高了与客户沟通的效率。
简化员工入职流程
我使用 Power Automate 自动执行的最有用的重复性任务之一就是新员工入职流程。在自动化之前,入职流程包括手动发送欢迎邮件、分配任务和设置账户,既耗时又容易疏忽。
通过 Power Automate,我创建了一个流程,一旦有新员工加入我们的人力资源系统,该流程就会触发。它会自动发送带有关键资源链接的个性化欢迎电子邮件,通知 IT 部门设置账户,并在我们的项目管理工具中分配入职任务。它甚至会在一周后安排一封后续电子邮件,以检查情况。
这种自动化可节省数小时的行政工作,确保万无一失。它还为新员工创造了更顺畅的体验,为建立积极的关系奠定了基调。
马修-奥杰斯, 遗产规划律师、 Opelon 有限责任公司
自动跟踪和管理潜在客户
利用 Power Automate 实现销售线索跟踪和管理自动化对业务发展至关重要。它简化了从各种推广活动中收集、分类和跟进线索的过程,缩短了时间,最大限度地减少了人为错误。
这种连贯一致的管理可加强后续行动并提高转换率,最终提高处理来自多个渠道的超负荷数据的整体效率。