- Conservare la cronologia delle modifiche e delle revisioni dei documenti ti permetterà di trovare e ripristinare rapidamente le informazioni che sono state cancellate.
- Alcuni editor di documenti mantengono una cronologia delle modifiche a cui è abbastanza facile accedere.
- Scopri il metodo semplice che utilizzo per mantenere una cronologia di tutte le versioni importanti dei miei documenti che non richiede applicazioni di terze parti.
Sono una persona abbastanza organizzata e di solito utilizzo una sorta di sistema quando svolgo varie attività ripetitive. Mi aiuta a trovare rapidamente le cose, per la maggior parte, con qualche occasionale problema del tipo "Dove ho messo quel file?".
Un tempo mettevo in piedi sistemi più complicati, ma ora cerco di mantenere le cose il più semplici possibile. Non c'è motivo di complicare le cose se un metodo semplice funziona altrettanto bene.
Quindi, oggi ti spiegherò come fare per il mio metodo facile facile per conservare la cronologia delle revisioni dei documenti. Mi aiuta quando cambio idea e voglio recuperare rapidamente una sezione di un documento che ho rimosso in un certo momento.
CONTENUTI
Il mio metodo dovrebbe soddisfare tutti questi requisiti
Un rapido riepilogo dei miei requisiti per il metodo che ho sviluppato negli ultimi venti e più anni da quando ho iniziato a lavorare:
- Nessuna curva di apprendimento.
- È facile accedere a una versione precedente del documento.
- Voglio essere in grado di capire rapidamente la versione del documento che sto consultando.
E qualche altro simpatico extra:
- Il metodo deve funzionare con tutti i tipi di documenti.
- Non deve richiedere software di terze parti.
- Deve essere facile da distribuire ogni volta che voglio creare una nuova versione di backup.
I requisiti sembrano piuttosto semplici, quindi è arrivato il momento della "grande rivelazione".
Il mio metodo per conservare la cronologia delle revisioni dei documenti
Per prima cosa ti mostrerò una cattura dello schermo di una cartella in cui tengo un documento su cui sto lavorando:
Penso che tu abbia già capito cosa sta succedendo: ogni volta che devo apportare modifiche importanti a un documento, mi basta copiare e incollare (o usare Salva con nome) la revisione più recente esistente.
Incremento il numero di versione nel nome del file e modifico la data del documento. Poi apporterò le mie modifiche.
Nota: Metterò sempre la versione prima della data, in modo che quando filtrerò per nome, otterrò tutte le revisioni ordinate in modo corretto.
Ripeterò questo passaggio ogni volta che apporterò modifiche importanti a un documento.
In questo modo conserverò le tappe più importanti in file separati, pronti per essere confrontati e ripristinati quando necessario.
Facendo una rapida analisi dei requisiti iniziali si può notare che:
- Il metodo è molto semplice da applicare.
- Ti aiuta a trovare le versioni più vecchie molto rapidamente.
- Potrai sempre sapere su quale versione stai lavorando guardando il titolo del documento nell'editor.
- Funziona con tutti i tipi di file, non solo con i documenti di testo.
- Non richiede alcun tipo di software aggiuntivo.
- Puoi anche eseguire il backup delle versioni precedenti nel cloud se le salvi nella cartella Dropbox, Google Drive o OneDrive.
Gli svantaggi del mio metodo
Vorrei non definire mai il mio metodo intelligente o efficienteQuesto è certo. Ma per quello che mi serve la facilità d'uso avrà sempre la meglio sull'efficienza.
Il mio metodo è non è efficiente dal punto di vista dello spazio. Conservare dieci versioni di un documento richiede più spazio su disco.
Inoltre, potrai non poter salvare ogni modificasolo le versioni più importanti. A me va bene, ma a te potrebbe non andare bene.
A differenza degli strumenti di versionamento di terze parti, tu potrai non vedere le modifiche evidenziate in qualsiasi modo quando si confrontano le versioni. Dovrai confrontare i contenuti da solo.
E gli altri metodi di versioning sono migliori?
Sì e no. Tutto dipende da cosa stai cercando.
Se vuoi un metodo semplice per conservare la cronologia delle revisioni di documenti importanti, credo che il mio metodo funzioni molto bene.
I programmatori utilizzeranno sempre qualcosa di più sofisticato per il codice, un SVN come GitHub, ma per le persone normali è davvero troppo.
Dovresti almeno provare i metodi utilizzati dai più noti editor di documenti.
Google Docs, Sheets e Slides conservano già le revisioni dei tuoi documenti. Ho scoperto che funziona anche per i documenti di Microsoft Office, non solo per quelli nel formato nativo di Google.
Per qualche motivo posso accedere a revisioni risalenti a molti anni fa, ma forse perché ho un piano a pagamento per Google Drive.
Se utilizzi Microsoft Office e OneDrive, puoi salvare i tuoi documenti direttamente nella cartella OneDrive. In questo modo i documenti verranno salvati automaticamente e le revisioni saranno conservate nel cloud. Non dovrai fare nient'altro.
Dropbox e la maggior parte dei provider di cloud pubblico offrono backup delle versioni precedenti dei tuoi file, non solo dei documenti. Dovrai verificare con loro quanto tempo prima vengono conservate le revisioni dei documenti, ma dovresti aspettarti almeno 30 giorni.
Nel frattempo, continuerò a seguire il mio metodo. Ma sono curioso di sapere da te quale metodo di versioning utilizzi per i tuoi documenti, se ne hai uno.
