Le (troppe) app e i servizi che uso per rimanere organizzato

• Se ti ritrovi a cercare continuamente file, compiti quotidiani ed e-mail importanti, probabilmente hai bisogno di un sistema per rimanere organizzato.
• Non c'è un "modo migliore" per tenere in ordine la casa, ma è necessario un modo.
• Continua a leggere e scoprirai quali sono le app e i servizi che uso per tenermi organizzata quando lavoro, ma anche nella mia vita privata.

So che potrei apparire come un'ossessionata da produttivitàma in realtà mi preoccupo di Dedicare troppo tempo a qualcosa che può essere fatto in meno tempo.

Non posso essere l'unico a voler fare le cose più velocemente, non solo per fare di più nella stessa quantità di tempo, ma anche per fare la stessa quantità di lavoro in meno tempo.

Questo è uno dei motivi per cui ho dato vita al progetto Il PC è morto, ancora una voltache ti consiglio di sottoscrivere. Essendo gratuito e tutto il resto, non è una scelta difficile.

In ogni caso, in questo articolo ho intenzione di mostrarti le app e i servizi che utilizzo per tenere in ordine lo spazio di lavoro. Non è perfetto, è in continua evoluzione e va bene così.

Ritengo che valga la pena guardare quello che fanno gli altri. È un ottimo modo per farsi venire delle idee, per trovare delle gemme che hai tralasciato o di cui non conoscevi l'esistenza, il tutto senza dover spendere del tempo per fare delle prove.

Il requisito obbligatorio: Deve funzionare su tutte le piattaforme che utilizzo

Prima di iniziare, voglio spiegarti cosa cerco di solito nelle app e nei servizi che utilizzo. Non solo per lavoro.

Questo significa niente prodotti Apple per me. Niente Apple Notes, niente iCloud, niente di niente. Se dovessi utilizzare solo i dispositivi e i servizi Apple... sarei comunque interessato a lavorare con altre persone, quindi non potrei limitare la mia lista di contatti solo a persone Apple. Non c'è nemmeno la possibilità di scegliere al lavoro, quindi sì, Apple è un no-go.

Se non vivi da solo su un'isola, non dovresti nemmeno limitarti all'ecosistema Apple. Non sto dicendo che non dovresti usare Apple. Sto dicendo di non usare solo Apple.

Se apri il mio Mac, non vedrai nessuna applicazione nativa di Apple. Poiché non è possibile disinstallare le app native che non si usano, ho messo i loro collegamenti in una cartella giustamente chiamata "Inutile".

Microsoft To Do per le liste di controllo

Microsoft ha acquistato Wunderlist, l'app per le cose da fare che utilizzavo all'epoca, ha bloccato lo sviluppo e poi ha annunciato improvvisamente Da fare, l'applicazione per le liste di controllo che uso da allora.

È esattamente ciò di cui avevo bisogno: un modo semplice per avere semplici liste di controllo ordinate in cartelle. L'app può fare molto di più di una semplice lista della spesa.

Puoi condividere gli elenchi con i tuoi amici e poi assegnare loro dei compiti. Puoi aggiungere note, sotto-attività per ogni compito, scadenze e promemoria.

Adoro il fatto che le cose extra non intralcino il lavoro. Microsoft To Do non assomiglia a Photoshop, dove utilizzerai solo una parte delle funzionalità e dovrai costantemente lottare per ricordare dove si trova quel pulsante o quell'opzione di menu.

Excel per le liste di controllo in più fasi

Naturalmente sto usando Excel per molte delle cose che si fanno con i fogli di calcolo. Dopotutto è un'applicazione per fogli di calcolo.

Ma ultimamente lo uso al lavoro per tenere traccia dei progressi di vari progetti. In genere utilizzo una formattazione condizionale basata sul contenuto delle celle che mi permette di vedere facilmente le celle rosse (qualcosa che richiede attenzione) o verdi (alcuni compiti già completati). Le celle gialle e arancioni sono utilizzate per le cose leggermente importanti. Sono comunque importanti, ma non critiche.

Non usare Excel per la gestione dei progetti. Ci sono strumenti molto migliori per questo. Ma per tenere traccia dei progressi di attività specifiche, come ad esempio gli elenchi delle presenze agli eventi, Excel è piuttosto valido.

Google Docs per la collaborazione in team

Questo è uno degli strumenti più vecchi del mio arsenale. All'epoca in cui Google lanciò il Suite di documenti era piuttosto elementare rispetto a Microsoft Office. È ancora meno ricco di funzioni e non funziona bene con i file di grandi dimensioni perché funziona nel browser, ma una cosa che fa meglio di Office è la collaborazione.

È molto facile condividere documenti di qualsiasi tipo con i tuoi colleghi. Puoi collaborare in tempo reale, inoltre la suite è ben integrata con Gmail, Drive e praticamente con tutti i servizi di Google.

Trello per monitorare l'avanzamento delle attività

Dopo aver lavorato con Jira in passato presso un'azienda di sviluppo software che ha implementato i processi Agile, ne ho abbastanza di questo tipo di pianificazione dei progetti.

Sono ancora convinto che non si debba passare più tempo a pianificare qualcosa che a farla.

Trello è un'alternativa molto semplice a Jira e questo, secondo me, è un aspetto positivo. Proviene dalla stessa azienda, Atlassian, ma è gratuito e offre esattamente ciò di cui hai bisogno per gestire alcuni semplici progetti.

Puoi passare a un livello a pagamento per ottenere maggiori funzionalità, ma ti consiglio di provare prima la versione gratuita. Molto probabilmente sarà sufficiente.

Come uso TrelloOgni progetto ha una propria lavagna condivisa con i membri del team. Ci sono colonne per i compiti che devono essere svolti, in corso, inviati per la revisione, svolti e abbandonati o cancellati. I ticket, che corrispondono a compiti o problemi, si spostano da sinistra a destra e questo è l'intero flusso.

Non cadere nella trappola di credere di aver bisogno di strumenti complessi per svolgere un lavoro complesso. È esattamente il contrario.

Notepad++ per prendere appunti veloci

A volte voglio solo digitare velocemente le parole in un documento, senza formattazione.

L'applicazione del blocco note inclusa in Windows va bene per questo, ma trovo che Notepad++ per offrire molto di più. Supporta plugin per il confronto dei documenti, temi visivi e può codificare il testo in base al tipo di documento.

Non sei limitato ai file TXT, ma è per questo che lo uso principalmente. Scrivo velocemente le idee durante le riunioni, poi sposto le note in OneNote per "elaborarle".

Microsoft OneNote per prendere appunti durante le riunioni

È la mia app preferita per le note. OneNote è il luogo in cui aggiungo la formattazione, le liste di controllo, la codifica dei colori, allego documenti e i miei pensieri (supporta anche le note vocali).

Lo faccio quando ho più tempo per pensare a quello che dovrei fare.

L'interfaccia a nastro di OneNote è familiare se hai già utilizzato Microsoft Office, quindi adattarsi non sarà difficile.

Vorrei che l'interfaccia fosse un po' più semplice, dato che non sto utilizzando molte delle sue funzioni, ma non è nemmeno così gonfia da essere controproducente. Almeno non ancora.

Google Drive e OneDrive per la sincronizzazione dei miei file

Prima di giudicarmi dopo predicare la privacySono d'accordo sul fatto che l'utilizzo dei servizi cloud pone molti interrogativi sulla sicurezza dei dati e sulla privacy personale.

Ma devi ammettere che è seducente poter salvare un file e averlo a disposizione sul telefono, sul portatile, sul desktop, in pochi secondi.

L'idea di mantenere una cartella sincronizzata su tutti i tuoi dispositivi e con un backup ha cambiato il mio modo di lavorare. Non è un'esagerazione.

Non credo che tu debba preoccuparti di scegliere il giusto provider di cloud storage. Guarda cosa usano i tuoi amici e colleghi (se puoi scegliere al lavoro) e scegli quello.

In passato ho usato Dropbox, ma la maggior parte dei miei amici e collaboratori usa Google Drive, quindi la scelta è stata ovvia. Al lavoro siamo nell'ecosistema Microsoft, per cui utilizzo anche OneDrive. Fine della storia.

Google Foto per il backup degli scatti della mia fotocamera

Una volta ero un utente di Flickr. Credo perché all'epoca offriva un'enorme quantità di spazio di archiviazione gratuito. In pratica era doloroso da usare.

Da un po' di tempo sto usando Google Foto. È perfettamente integrato con Android e offre il caricamento automatico della fotocamera, ma non è questo il motivo per cui l'ho cambiato. È era perché offriva uno spazio di archiviazione illimitato se lasciavi che Google ridimensionasse i tuoi scatti caricati a 16 megapixel. Per me non è una perdita.

Ora Google Foto ti costerà lo spazio di archiviazione, ma solo per i nuovi caricamenti. Potrei dover passare a un altro servizio perché trovo che organizzare le foto sia una sofferenza. Personalmente, preferisco caricare le mie cartelle con la stessa struttura che ho sul mio disco locale.

Non voglio utilizzare gli album, i tag e la funzione di ricerca di Google Foto. Preferisco organizzarmi, non cercare le mie immagini.

Questo è probabilmente l'unico servizio di questo articolo che sto cercando di sostituire attivamente. Non ho trovato nulla che ne valga la pena, quindi se hai un suggerimento, fammelo sapere.

Calendario: Puoi usare quasi tutto

È interessante notare che quando si tratta di app di calendario, non sei costretto a usare qualcosa di specifico. La maggior parte delle piattaforme ti permette di iscriverti ad altri calendari. Persino Apple!

Inoltre, devi aggiungere un calendario esterno in qualsiasi app tu stia utilizzando. Tenere due calendari separati significa che prima o poi creerai una riunione che si sovrapporrà a una dell'altro calendario.

Per questo motivo ho abbonato Google Calendar ai miei calendari di lavoro in Outlook e ho fatto lo stesso da Outlook. Ora posso avere una panoramica della mia agenda in entrambi i posti.

Una menzione speciale per Microsoft Outlook

Quasi odio Outlook più di Mac OS. Quasi.

Ma devo usarla al lavoro. Non solo, ma la maggior parte della collaborazione al lavoro ruota intorno alle e-mail. È un modo terribile per organizzare compiti e progetti, ma se si lavora con decine di persone di aziende e culture diverse è sorprendentemente efficace.

Filtrare le e-mail tramite regole per farle finire nella cartella corretta è un must. L'aggiunta di categorie codificate a colori è il passo successivo che faccio. Le cose che non voglio guardare oggi, ma che non devono essere trascurate, riceveranno un segnale di follow-up. Questo è più o meno il mio flusso con Outlook.

Want to see how others are using Outlook for Project management? Read this article.

Quando ho iniziato a scrivere questo articolo, non avevo un elenco di tutte le app che utilizzo. Ora, ripensandoci, credo che la razionalizzazione sia qualcosa che dovrei prendere in seria considerazione.

Mi trovo bene con lo stack che sto usando ora, ma mi è capitato più di una volta di dimenticare dove avevo scritto una cosa specifica. Spendere 15 minuti per trovare uno dei tuoi appunti o i dettagli di un compito specifico è davvero controproducente.

Non ho intenzione di aggiungere necessariamente nuovi servizi alla mia lista, abbandonandone altri, ma probabilmente inizierò a spostare alcuni dei miei elenchi e appunti insieme per averli sotto lo stesso tetto (in realtà meno tetti).

Non succederà da un giorno all'altro, ma non ho fretta.

Spero che questo articolo ti sia stato utile. Anche se non l'hai trovato, sono curioso di sapere cosa usi per rimanere organizzato e perché?

Ionuț-Alexandru Popa

Sono uno scrittore e caporedattore di BinaryFork. Sono appassionato di tecnologia, scienza, esplorazione spaziale e film. Ho iniziato a scrivere di tecnologia più di 20 anni fa, dopo essermi laureato in Informatica.