As (demasiadas) aplicações e serviços que utilizo para me manter organizado

• Se estás constantemente à procura de ficheiros, tarefas diárias e e-mails importantes, provavelmente precisas de um sistema para te manteres organizado.
• Não existe uma "melhor maneira" de manter a tua casa em ordem, mas precisas de uma maneira.
• Continua a ler e vais descobrir quais as aplicações e serviços que utilizo para me manter organizada quando trabalho, mas também na minha vida pessoal.

Sei que posso parecer obcecado por produtividademas o que me preocupa é que Passa demasiado tempo a trabalhar em algo que pode ser feito em menos tempo.

Não posso ser o único a querer fazer as coisas mais depressa, não só para fazer mais no mesmo tempo, mas também para fazer a mesma quantidade de trabalho em menos tempo.

Essa é uma das razões pelas quais comecei o PC is Dead, Again newsletterque sugiro que subscrevas. Sendo grátis e tudo isso, não é uma escolha difícil.

De qualquer forma, neste artigo pretendo mostrar-te as aplicações e os serviços que utilizo para manter um espaço de trabalho organizado. Não é perfeito, está sempre a evoluir, e não faz mal.

Considero que vale a pena ver o que as outras pessoas estão a fazer. É uma óptima maneira de obter ideias, de encontrar jóias que não viste ou que não sabias que existiam, tudo isto sem teres de passar tempo a testar por ti próprio.

O requisito obrigatório: Deve funcionar em todas as plataformas que uso

Antes de começar, quero explicar o que normalmente procuro nas aplicações e serviços que utilizo. Não apenas para o trabalho.

Isto significa que não tenho produtos Apple. Não tens notas da Apple, não tens coisas do iCloud, nada. Se eu utilizasse apenas dispositivos e serviços Apple... continuaria interessado em trabalhar com outras pessoas, pelo que não poderia limitar a minha lista de contactos apenas a pessoas da Apple. No trabalho, isso nem sequer é uma opção, por isso, sim, a Apple é uma opção impossível.

Se não vives sozinho numa ilha, também não te deves limitar ao ecossistema Apple. Não estou a dizer que não deves utilizar a Apple. Estou a dizer para não usares apenas Não te preocupes.

Se abrires o meu Mac, não verás nenhuma aplicação nativa da Apple. Como não podes desinstalar as aplicações nativas que não utilizas, coloquei os seus atalhos numa pasta apropriadamente denominada "Inútil".

Microsoft To Do para listas de verificação

A Microsoft comprou a Wunderlist, a aplicação de tarefas que eu estava a utilizar na altura, congelou o desenvolvimento e, de repente, anunciou Para fazerA aplicação de lista de verificação que tenho utilizado desde então.

É exatamente o que eu precisava: uma forma simples de ter listas de verificação simples organizadas em pastas. A aplicação pode fazer muito mais do que apenas listas de compras.

Podes partilhar listas com amigos e atribuir-lhes tarefas. Podes adicionar notas, subtarefas para cada tarefa, prazos e lembretes.

Adoro o facto de as coisas extra não atrapalharem. O Microsoft To Do não se assemelha ao Photoshop, onde utilizarás uma fração da funcionalidade e estarás constantemente a tentar lembrar-te onde se encontra o botão ou a opção de menu.

Excel para listas de verificação em várias etapas

É claro que estou a utilizar o Excel para muitas das coisas de folha de cálculo que as pessoas utilizam. Afinal, é uma aplicação de folha de cálculo.

Mas ultimamente tenho-o utilizado no trabalho para acompanhar o progresso de vários projectos. Normalmente, utilizo a formatação condicional com base no conteúdo das células, o que me permite ver facilmente as células vermelhas (algo que precisa de atenção) ou as células verdes (algumas tarefas que já estão concluídas). As células amarelas e cor de laranja são utilizadas para coisas pouco importantes. Continua a ser importante, mas não crítico.

Não utilizes o Excel para fazer a gestão de projectos. Há ferramentas muito melhores para isso. Mas para acompanhar o progresso de tarefas específicas, como listas de presenças em eventos, o Excel é bastante bom.

Google Docs para colaboração em equipa

Esta é uma das ferramentas mais antigas do meu arsenal. Na altura em que o Google lançou o Conjunto de documentos era bastante básico em comparação com o Microsoft Office. Continua a ter menos funcionalidades e não funciona muito bem com ficheiros enormes, uma vez que é executado no browser, mas uma coisa que faz melhor do que o Office é a colaboração.

É muito fácil partilhar documentos de qualquer tipo com os teus colegas de equipa. Podes colaborar em tempo real e a suite está muito bem integrada com o Gmail, o Drive e praticamente todos os serviços Google.

Trello para acompanhar o progresso das tarefas

Depois de ter trabalhado com o Jira no passado numa empresa de desenvolvimento de software que implementou processos Agile, estou farto deste tipo de planeamento de projectos.

Continuo a achar que não deves passar mais tempo a planear uma coisa do que a fazê-la.

Trello é uma alternativa muito básica ao Jira e isso é uma coisa boa, se queres saber. Vem da mesma empresa, Atlassian, mas é gratuito e oferece exatamente o que precisas para gerir alguns projectos simples.

Podes atualizar para um nível pago para obteres mais funcionalidades, mas sugiro que experimentes primeiro a versão gratuita. É muito provável que seja suficiente.

Como utilizo o TrelloCada projeto tem o seu próprio quadro partilhado com os membros da equipa. Há colunas para as tarefas que estão destinadas a ser feitas, em curso, enviadas para revisão, feitas e abandonadas ou canceladas. Os tickets, que correspondem a tarefas ou problemas, movem-se da esquerda para a direita e é esse o fluxo completo.

Não caias na armadilha de pensar que precisas de ferramentas complexas para fazer um trabalho complexo. É exatamente o contrário.

Notepad++ para tomar notas rápidas

Por vezes, só quero escrever palavras num documento rapidamente, sem formatação.

A aplicação de bloco de notas incluída no Windows é boa para isso, mas acho que Notepad++ para oferecer muito mais. Suporta plugins para comparação de documentos, temas visuais e pode codificar o texto por cores com base no tipo de documento.

Não estás limitado a ficheiros TXT, mas é sobretudo para isso que o utilizo. Escrevo rapidamente ideias em reuniões e depois transfiro as notas para o OneNote para serem "processadas".

Microsoft OneNote para tirar notas durante as reuniões

Esta é a minha aplicação de notas preferida. OneNote é onde adiciono formatação, listas de verificação, códigos de cores, anexo documentos e as minhas próprias ideias (suporta até notas de voz).

Faço-o quando tenho mais tempo para pensar no que devo fazer.

A interface da faixa de opções do OneNote é familiar para quem já utilizou o Microsoft Office, pelo que a adaptação deve ser muito difícil.

Gostaria que a interface fosse um pouco mais simples, uma vez que não estou a utilizar muitas das suas funcionalidades, mas também não está inchada ao ponto de funcionar contra ti. Pelo menos por enquanto.

Google Drive e OneDrive para sincronizar os meus ficheiros

Antes de me julgares depois pregar a privacidadeConcordo que a utilização de serviços de computação em nuvem levanta muitas questões relacionadas com a segurança dos dados e a privacidade pessoal.

Mas tens de admitir que é sedutor guardar um ficheiro e tê-lo acessível no teu telemóvel, no teu computador portátil, no teu computador de secretária, em apenas alguns segundos.

A ideia de manter uma pasta sincronizada em todos os teus dispositivos e com cópia de segurança mudou a minha forma de trabalhar. Não é um exagero.

Penso que não tens de te preocupar em escolher o fornecedor de armazenamento em nuvem certo. Vê o que os teus amigos e colegas estão a utilizar (se tiveres escolha no trabalho) e opta por isso.

Já utilizei o Dropbox no passado, mas a maioria dos meus amigos e colaboradores utiliza o Google Drive, pelo que a escolha foi óbvia. No trabalho, estamos no ecossistema da Microsoft, por isso também utilizo o OneDrive. Fim da história.

Google Photos para fazer cópias de segurança das minhas fotografias

Já fui um utilizador do Flickr. Acho que porque oferecia uma enorme quantidade de armazenamento gratuito para a altura. Na prática, era difícil de utilizar.

Há já algum tempo que utilizo o Google Fotos. Está perfeitamente integrado no Android, oferece carregamentos automáticos da câmara, mas não foi por isso que mudei. O que queres dizer com isso? era porque oferecia armazenamento ilimitado se deixasses que a Google reduzisse as tuas fotos carregadas para 16 megapixels. Para mim, não é uma perda.

Agora, o Google Fotos custa-te armazenamento, mas apenas para novos carregamentos. Poderei ter de mudar para outro serviço, porque acho a organização das fotografias uma chatice. Pessoalmente, prefiro carregar as minhas próprias pastas com a mesma estrutura que tenho na minha unidade local.

Não quero utilizar álbuns, etiquetas e a função de pesquisa do Google Fotos. Prefiro organizar-me e não procurar as minhas imagens.

Este é provavelmente o único serviço deste artigo que estou ativamente a tentar substituir. Não encontrei nada que me pareça digno, por isso, se tiveres alguma sugestão, diz-me.

Calendário: Podes usar quase tudo

É interessante que, no que diz respeito às aplicações de calendário, não sejas obrigado a utilizar algo específico. A maioria das plataformas permite-te subscrever outros calendários. Até a Apple!

E queres mesmo adicionar um calendário externo em qualquer aplicação que estejas a utilizar. Manter dois calendários separados significa que, mais cedo ou mais tarde, criarás uma reunião que se sobreporá a uma do outro calendário.

Foi por isso que inscrevi o Google Calendar nos meus calendários de trabalho no Outlook e fiz o mesmo a partir do Outlook. Agora, posso ter uma visão geral da minha agenda em ambos os locais.

Uma menção especial no Microsoft Outlook

Quase odeio mais o Outlook do que o Mac OS. Quase.

Mas tenho de o utilizar no trabalho. Não só isso, mas a maior parte da colaboração no trabalho gira em torno do e-mail. É uma forma terrível de organizar tarefas e projectos, mas se estiveres a trabalhar com dezenas de pessoas de diferentes empresas e culturas, é surpreendentemente capaz.

É essencial filtrar os e-mails através de regras para que sejam colocados na pasta correcta. O passo seguinte é adicionar categorias codificadas por cores. As coisas que não quero ver hoje, mas que não devem ser esquecidas, recebem um sinal de acompanhamento. Este é basicamente o meu fluxo de trabalho com o Outlook.

Queres ver como outros estão a utilizar o Outlook para a gestão de projectos? Lê este artigo.

Quando comecei a escrever este artigo, não tinha uma lista de todas as aplicações que utilizo. Agora, olhando para trás, sinto que a racionalização é algo que devia considerar seriamente.

Não tenho problemas com a pilha que estou a utilizar agora, mas já me aconteceu mais do que uma vez esquecer-me onde escrevi uma coisa específica. Passar 15 minutos a procurar uma das tuas notas ou os detalhes de uma tarefa específica é seriamente contraproducente.

Não tenciono necessariamente acrescentar novos serviços à minha lista e abandonar outros, mas provavelmente vou começar a juntar algumas das minhas listas e notas para as ter debaixo do mesmo teto (na verdade, menos tectos).

Isto não vai acontecer de um dia para o outro, mas não tenho pressa.

Espero que este artigo te tenha sido útil. Mesmo que não tenhas achado, estou curioso para saber o que usas para te manteres organizado e porquê?

Ionuț-Alexandru Popa

Sou escritor e editor-chefe do BinaryFork. Sou apaixonado por tecnologia, ciência, exploração espacial e cinema. Comecei a escrever sobre tecnologia há mais de 20 anos, depois de me ter licenciado em Ciências Informáticas.