Die (zu) vielen Apps und Dienste, die ich verwende, um organisiert zu bleiben

• Wenn du ständig auf der Suche nach Dateien, täglichen Aufgaben und wichtigen E-Mails bist, brauchst du wahrscheinlich ein System, um organisiert zu bleiben.
• Es gibt keinen "besten Weg", dein Haus in Ordnung zu halten, aber du brauchst eine Möglichkeit.
• Lies weiter und du erfährst, welche Apps und Dienste ich verwende, um mich bei der Arbeit, aber auch im Privatleben zu organisieren.

Ich weiß, dass ich vielleicht als besessen von Produktivität, aber eigentlich geht es mir um zu viel Zeit mit etwas zu verbringen, das in weniger Zeit erledigt werden kann.

Ich kann nicht der Einzige sein, der die Dinge schneller erledigen will, nicht nur mehr in der gleichen Zeit, sondern tatsächlich die gleiche Menge an Arbeit in weniger Zeit.

Das ist einer der Gründe, warum ich die PC ist tot, schon wieder Newsletterdie ich dir empfehle, zu abonnieren. Da es umsonst ist, fällt die Wahl nicht wirklich schwer.

In diesem Artikel möchte ich dir die Apps und Dienste vorstellen, die ich benutze, um meinen Arbeitsplatz aufzuräumen. Es ist nicht perfekt, es entwickelt sich ständig weiter, und das ist auch gut so.

Ich finde, es lohnt sich, zu schauen, was andere Leute machen. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ideen zu bekommen, Perlen zu finden, die du übersehen hast oder von denen du nicht wusstest, dass es sie gibt, und das alles, ohne selbst Zeit mit dem Testen verbringen zu müssen.

Die zwingende Voraussetzung: Muss auf allen Plattformen funktionieren, die ich benutze

Bevor ich anfange, möchte ich erklären, worauf ich bei den Apps und Diensten, die ich benutze, normalerweise achte. Nicht nur für die Arbeit.

Das bedeutet: keine Apple-Produkte für mich. Keine Apple Notes, kein iCloud-Zeug, nichts. Wenn ich nur noch Apple-Geräte und -Dienste nutzen würde ... wäre ich immer noch daran interessiert, mit anderen Leuten zusammenzuarbeiten, also könnte ich meine Kontaktliste nicht nur auf Apple-Leute beschränken. Auf der Arbeit habe ich nicht einmal die Wahl, also ja, Apple ist ein No-Go.

Wenn du nicht allein auf einer Insel lebst, solltest du dich auch nicht auf das Apple-Ökosystem beschränken. Ich sage nicht, dass du Apple nicht benutzen sollst. Ich sage nur, dass du nicht nur Apple.

Wenn du meinen Mac öffnest, siehst du keine einzige native App von Apple. Da du die nativen Apps, die du nicht verwendest, nicht deinstallieren kannst, habe ich ihre Verknüpfungen in einen Ordner mit dem treffenden Namen "Nutzlos" gelegt.

Microsoft To Do für Checklisten

Microsoft kaufte Wunderlist, die To-Do-App, die ich damals benutzte, fror die Entwicklung ein und kündigte dann plötzlich Zu tundie Checklisten-App, die ich seither benutze.

Sie ist genau das, was ich brauchte: eine einfache Möglichkeit, einfache Checklisten in Ordnern zu sortieren. Die App kann viel mehr als nur Lebensmittellisten.

Du kannst Listen mit Freunden teilen und ihnen dann Aufgaben zuweisen. Du kannst Notizen, Unteraufgaben für jede Aufgabe, Fristen und Erinnerungen hinzufügen.

Ich finde es toll, dass die zusätzlichen Funktionen nicht im Weg sind. Microsoft To Do fühlt sich nicht wie Photoshop an, wo du nur einen Bruchteil der Funktionen nutzt und ständig damit kämpfst, dich zu erinnern, wo sich diese Schaltfläche oder Menüoption befindet.

Excel für mehrstufige Checklisten

Natürlich benutze ich Excel für viele der Tabellenkalkulationen, für die andere es verwenden. Es ist schließlich eine Tabellenkalkulationsanwendung.

Aber in letzter Zeit verwende ich es bei der Arbeit, um den Fortschritt bei verschiedenen Projekten zu verfolgen. In der Regel verwende ich bedingte Formatierungen, die auf dem Inhalt der Zellen basieren. So kann ich leicht rote Zellen (etwas, das Aufmerksamkeit erfordert) oder grüne Zellen (einige Aufgaben, die bereits erledigt sind) erkennen. Gelb und Orange werden für weniger wichtige Dinge verwendet. Immer noch wichtig, aber nicht kritisch.

Verwende Excel nicht für das Projektmanagement. Dafür gibt es viel bessere Tools. Aber für die Verfolgung des Fortschritts bestimmter Aufgaben, wie z. B. Anwesenheitslisten für Veranstaltungen, ist Excel ziemlich gut.

Google Docs für die Teamzusammenarbeit

Dies ist eines meiner ältesten Werkzeuge in meinem Arsenal. Zu der Zeit, als Google die Docs Suite war es im Vergleich zu Microsoft Office ziemlich einfach. Es hat immer noch weniger Funktionen und funktioniert nicht so gut mit großen Dateien, da es im Browser läuft, aber eine Sache, die es besser kann als Office, ist die Zusammenarbeit.

Es ist sehr einfach, Dokumente jeglicher Art mit deinen Teamkollegen zu teilen. Du kannst in Echtzeit zusammenarbeiten, und die Suite ist sehr gut in Gmail, Drive und so ziemlich jeden anderen Google-Dienst integriert.

Trello zur Verfolgung des Aufgabenfortschritts

Nachdem ich in der Vergangenheit mit Jira bei einem Softwareentwicklungsunternehmen gearbeitet habe, das agile Prozesse eingeführt hat, habe ich genug von dieser Art der Projektplanung.

Ich glaube immer noch, dass man nicht mehr Zeit damit verbringen sollte, etwas zu planen, als es zu tun.

Trello ist eine sehr einfache Alternative zu Jira und das ist auch gut so, wenn du mich fragst. Es stammt vom gleichen Unternehmen, Atlassian, ist aber kostenlos und bietet genau das, was du brauchst, um ein paar einfache Projekte zu verwalten.

Du kannst auf eine kostenpflichtige Version upgraden, um mehr Funktionen zu erhalten, aber ich schlage vor, du probierst zuerst die kostenlose Version aus. Höchstwahrscheinlich wird sie ausreichen.

Wie ich Trello verwende: Jedes Projekt hat seine eigene Tafel, die mit den Teammitgliedern geteilt wird. Es gibt Spalten für Aufgaben, die erledigt werden sollen, in Bearbeitung sind, zur Überprüfung geschickt wurden, erledigt sind und aufgegeben oder abgebrochen wurden. Die Tickets, die den Aufgaben oder Problemen entsprechen, wandern von links nach rechts und das ist der gesamte Ablauf.

Tappe nicht in die Falle, zu glauben, dass du komplexe Werkzeuge brauchst, um komplexe Arbeit zu erledigen. Es ist genau das Gegenteil der Fall.

Notepad++ für schnelle Notizen

Manchmal möchte ich einfach nur schnell Wörter in ein Dokument tippen, ohne sie zu formatieren.

Die mitgelieferte Notizblock-App in Windows ist dafür gut geeignet, aber ich finde Notepad++ viel mehr zu bieten. Es unterstützt Plugins zum Vergleichen von Dokumenten, visuelle Themen und kann Text je nach Dokumenttyp farblich kennzeichnen.

Du bist nicht auf TXT-Dateien beschränkt, aber das ist es, wofür ich es hauptsächlich benutze. Ich schreibe in Meetings schnell Ideen auf und verschiebe die Notizen dann zur "Bearbeitung" in OneNote.

Microsoft OneNote für Notizen in Meetings

Dies ist meine bevorzugte Notizen-App. OneNote füge ich Formatierungen, Checklisten, Farbkodierungen, angehängte Dokumente und meine eigenen Gedanken hinzu (unterstützt sogar Sprachnotizen).

Das mache ich, wenn ich mehr Zeit habe, darüber nachzudenken, was ich eigentlich tun sollte.

Die Multifunktionsleiste von OneNote ist dir vertraut, wenn du schon einmal mit Microsoft Office gearbeitet hast, also sollte die Anpassung nicht allzu schwer sein.

Ich wünschte, die Benutzeroberfläche wäre etwas einfacher, da ich viele der Funktionen nicht nutze, aber sie ist auch nicht so aufgebläht, dass sie sich gegen dich richtet. Zumindest jetzt noch nicht.

Google Drive und OneDrive zum Synchronisieren meiner Dateien

Bevor du mich verurteilst, nachdem Privatsphäre predigenIch stimme zu, dass die Nutzung von Cloud-Diensten viele Fragen zur Datensicherheit und zum Datenschutz aufwirft.

Aber du musst zugeben, dass es verlockend ist, eine Datei zu speichern und sie in wenigen Sekunden auf deinem Handy, deinem Laptop oder deinem Desktop zu haben.

Die Idee, einen Ordner auf all deinen Geräten zu synchronisieren und zu sichern, hat meine Arbeitsweise verändert. Das ist keine Übertreibung.

Ich glaube nicht, dass du dir über die Wahl des richtigen Cloud-Speicher-Anbieters Gedanken machen musst. Schau dir an, was deine Freunde und Kollegen nutzen (wenn du bei der Arbeit die Wahl hast) und entscheide dich dafür.

Ich habe in der Vergangenheit Dropbox benutzt, aber die meisten meiner Freunde und Kollegen nutzen Google Drive, also war die Entscheidung klar. Bei der Arbeit gehören wir zum Microsoft-Ökosystem, deshalb benutze ich auch OneDrive. Ende der Geschichte.

Google Fotos zum Sichern meiner Kamera-Aufnahmen

Ich war früher ein Flickr-Nutzer. Ich glaube, weil es damals eine riesige Menge an kostenlosem Speicherplatz bot. In der Praxis war es mühsam zu benutzen.

Seit einiger Zeit benutze ich nun schon Google Fotos. Es ist nahtlos in Android integriert und bietet automatische Kamera-Uploads, aber das war nicht der Grund, warum ich gewechselt habe. Es war weil es unbegrenzten Speicherplatz bot, wenn du Google deine hochgeladenen Bilder auf 16 Megapixel verkleinern ließest. Meiner Meinung nach kein Verlust.

Jetzt kostet dich Google Fotos Speicherplatz, aber nur für neue Uploads. Ich werde vielleicht zu einem anderen Dienst wechseln müssen, weil ich die Organisation von Fotos als mühsam empfinde. Ich persönlich ziehe es vor, meine eigenen Ordner mit der gleichen Struktur hochzuladen, die ich auf meinem lokalen Laufwerk habe.

Ich möchte keine Alben, Tags und die Suchfunktion in Google Fotos verwenden. Ich organisiere mich lieber selbst und suche nicht nach meinen Bildern.

Dies ist wahrscheinlich der einzige Dienst in diesem Artikel, den ich aktiv ersetzen möchte. Ich habe nichts gefunden, was mir würdig erscheint. Wenn du also einen Vorschlag hast, lass es mich wissen.

Kalender: Du kannst fast alles verwenden

Interessant ist, dass du bei Kalender-Apps eigentlich nicht gezwungen bist, etwas Bestimmtes zu verwenden. Die meisten Plattformen erlauben es dir, andere Kalender zu abonnieren. Sogar Apple!

Und du willst tatsächlich einen externen Kalender in der App hinzufügen, die du verwendest. Wenn du zwei getrennte Kalender führst, wirst du eher früher als später eine Besprechung erstellen, die sich mit einem Termin aus dem anderen Kalender überschneidet.

Deshalb habe ich den Google-Kalender für meinen Arbeitskalender in Outlook abonniert und das Gleiche in Outlook gemacht. Jetzt habe ich an beiden Orten einen Überblick über meine Agenda.

Eine besondere Erwähnung in Microsoft Outlook

Ich hasse Outlook fast mehr als Mac OS. Fast.

Aber ich muss es bei der Arbeit benutzen. Nicht nur das, sondern die meiste Zusammenarbeit bei der Arbeit dreht sich um E-Mail. Es ist eine furchtbare Methode, um Aufgaben und Projekte zu organisieren, aber wenn du mit Dutzenden von Leuten aus verschiedenen Unternehmen und Kulturen zusammenarbeitest, ist sie erstaunlich gut.

Das Filtern von E-Mails nach Regeln, damit sie in den richtigen Ordner gelangen, ist ein Muss. Der nächste Schritt ist das Hinzufügen von farblich gekennzeichneten Kategorien. Dinge, die ich mir heute nicht ansehen möchte, die ich aber nicht übersehen darf, werden mit einer Follow-up-Markierung versehen. Das ist so ziemlich mein Arbeitsablauf mit Outlook.

Want to see how others are using Outlook for Project management? Read this article.

Als ich anfing, diesen Artikel zu verfassen, hatte ich keine Liste mit allen Apps, die ich benutze. Jetzt, im Nachhinein, habe ich das Gefühl, dass ich die Rationalisierung ernsthaft in Betracht ziehen sollte.

Ich bin mit dem Stapel, den ich jetzt benutze, ganz gut zurechtgekommen, aber es ist mir mehr als einmal passiert, dass ich vergessen habe, wo ich eine bestimmte Sache aufgeschrieben habe. 15 Minuten damit zu verbringen, eine deiner Notizen oder die Details einer bestimmten Aufgabe zu finden, ist wirklich kontraproduktiv.

Ich habe nicht vor, unbedingt neue Dienste zu meiner Liste hinzuzufügen und andere zu streichen, aber ich werde wahrscheinlich anfangen, einige meiner Listen und Notizen zusammenzulegen, um sie unter einem Dach zu haben (eigentlich weniger Dächer).

Das wird nicht über Nacht passieren, aber ich habe es nicht eilig.

Ich hoffe, du hast diesen Artikel hilfreich gefunden. Selbst wenn nicht, bin ich neugierig darauf, was du benutzt, um organisiert zu bleiben und warum?

Ionuț-Alexandru Popa

Ich bin Autorin und Chefredakteurin bei BinaryFork. Meine Leidenschaft gilt der Technik, der Wissenschaft, der Weltraumforschung und Filmen. Ich habe vor mehr als 20 Jahren angefangen, über Technik zu schreiben, nachdem ich meinen Abschluss in Informatik gemacht hatte.