Microsoft Outlook 365 può essere utilizzato come strumento di gestione dei progetti?

• Microsoft Outlook si è evoluto da semplice client di posta elettronica a software, aggiungendo tonnellate di nuove funzionalità.
• Ma è possibile utilizzare Microsoft Outlook per la gestione dei progetti in modo efficace?
• Scopri cosa dicono gli esperti guardando i modi in cui usano Outlook per gestire vari tipi di progetti.

Abbiamo posto una semplice domanda: Microsoft Outlook 365 può essere utilizzato come strumento completo di gestione dei progetti? Specifica un tipo specifico di progetto per cui potrebbe funzionare.

Abbiamo ricevuto molte risposte, ma alla fine abbiamo scelto le opinioni di sei professionisti esperti, tra cui direttori operativi e amministratori delegati.

Gli esperti hanno condiviso le loro esperienze sull'utilizzo della piattaforma per progetti specifici, dalla gestione di progetti di riprogettazione di siti web al monitoraggio delle comunicazioni per la pianificazione di eventi e di lunghe liste di attività.

Organizza eventi interni all'azienda

Microsoft Outlook 365, pur essendo conosciuto principalmente come strumento di posta elettronica e calendario, possiede delle funzioni che possono essere adattate per la gestione dei progetti, soprattutto per i piccoli progetti o i team che hanno bisogno di un leggero monitoraggio dei progetti integrato nei loro strumenti di comunicazione.

Tuttavia, non è uno strumento di gestione dei progetti completo nel senso tradizionale del termine, in quanto manca di molte funzioni specializzate presenti nei software di gestione dei progetti dedicati.

Un tipo specifico di progetto in cui Outlook 365 potrebbe essere utilizzato efficacemente è l'organizzazione di un evento interno all'azienda, come un seminario di formazione o un ritiro annuale. Per questi progetti, i punti di forza di Outlook - comunicazioni via e-mail, pianificazione del calendario, gestione delle attività e integrazione con altri strumenti di Microsoft 365 come OneNote e Teams - possono essere molto utili.

Ad esempio, puoi usare Outlook per inviare inviti e tenere traccia degli RSVP, programmare riunioni legate agli eventi, fissare scadenze per il completamento dei compiti e creare un blocco note OneNote condiviso da tutti i membri del team per contribuire con idee e tenere traccia dei progressi.

Niclas Schlopsna, consulente amministrativo e amministratore delegato, spectup

Coordinare le campagne di marketing in corso

In base alla nostra esperienza con gli strumenti di Microsoft 365, direi che sebbene Microsoft Outlook 365 offra preziose funzioni di gestione delle attività, potrebbe non essere uno strumento completo di gestione dei progetti per i piccoli progetti. Outlook 365 è in grado di gestire le attività, stabilire le scadenze e facilitare la comunicazione tra i membri del team, il che può essere particolarmente utile per i progetti di piccole dimensioni o per le operazioni quotidiane.

Ad esempio, Outlook 365 può essere utilizzato efficacemente per gestire le campagne di marketing in corso, che spesso richiedono il coordinamento delle scadenze, l'approvazione dei contenuti e la collaborazione del team. Questi progetti traggono vantaggio dall'integrazione di Outlook con altre applicazioni di Microsoft 365 come Planner, che può migliorare la visibilità e il monitoraggio delle attività all'interno del team.

Tuttavia, per progetti più grandi e complessi, come il lancio di infrastrutture IT o lo sviluppo di software su larga scala, strumenti come Microsoft Project sono più adatti, grazie alle loro capacità di pianificazione del progetto, gestione delle risorse e monitoraggio dettagliato dei progressi. Queste caratteristiche sono essenziali per gestire la complessità e la portata di progetti più grandi che vanno oltre le funzionalità fornite da Outlook 365.

Elmo Taddeo, CEO, Paracadute

Semplificare i processi di creazione dei contenuti

Sebbene Microsoft Outlook 365 sia conosciuto principalmente come strumento per la posta elettronica e il calendario, le sue funzioni possono essere sfruttate per la gestione di progetti, in particolare per piccoli team remoti che si occupano di attività di comunicazione. Ad esempio, se stai gestendo un progetto di creazione di contenuti, Outlook può essere molto efficace.

La creazione di contenuti spesso comporta una serie di scadenze e collaborazioni tra i vari membri del team che possono occuparsi di scrittura, editing, progettazione grafica e pubblicazione. L'utilizzo delle assegnazioni di attività di Outlook e la possibilità di condividere e modificare gli elenchi di attività possono semplificare il processo. Puoi assegnare articoli o grafici specifici ai membri del team, impostare scadenze e monitorare i progressi, tutto all'interno di Outlook. La possibilità di suddividere in categorie le e-mail e i compiti aiuta a mantenere organizzate le comunicazioni del progetto.

Per i piccoli progetti incentrati sul coordinamento del team e sulla gestione delle scadenze, Outlook è un'ottima soluzione pratica.

Danilo Miranda, Amministratore delegato, Presenteverso

Supervisiona le campagne di vendita e la pianificazione degli eventi

Sì, Microsoft Outlook 365 può servire come strumento di gestione dei progetti, ma la sua efficacia dipende in gran parte dalla complessità del progetto e dalle esigenze del team. Per i progetti incentrati sulla comunicazione e sulla programmazione, come ad esempio la pianificazione di eventi, offre un valore considerevole. Con Outlook 365, la gestione delle comunicazioni via e-mail con gli stakeholder, la pianificazione delle riunioni e l'impostazione di promemoria per le attività diventano più semplici.

La funzione calendario è particolarmente utile per tenere traccia delle scadenze e delle tappe fondamentali. Ho scoperto che per i progetti in cui le attività sono principalmente incentrate sulla comunicazione e le scadenze sono fondamentali, Outlook 365 semplifica il coordinamento.

Tuttavia, potrebbe non essere la soluzione migliore per i progetti che richiedono una dipendenza dettagliata dalle attività e un monitoraggio dell'allocazione delle risorse. Nel mio ruolo, l'utilizzo di Outlook per la supervisione delle campagne di vendita e la pianificazione degli eventi si è dimostrato efficiente e in linea con il nostro stile operativo.

Ace Zhuo, direttore dello sviluppo commerciale (vendite e marketing), esperto di tecnologia e finanza, VPS Forex economici

Facilitare la gestione del progetto di reclutamento

Sebbene Microsoft Outlook 365 sia riconosciuto principalmente come uno strumento di comunicazione via e-mail, le sue funzionalità si estendono ad aree che possono supportare aspetti della gestione dei progetti, soprattutto per i progetti incentrati sulla comunicazione e sulla pianificazione. In qualità di fondatore di una piattaforma di reclutamento per la sicurezza informatica, ho osservato come Outlook 365 possa essere particolarmente efficace per la gestione dei progetti di reclutamento.

Le sue funzioni di calendario consentono di programmare meticolosamente i colloqui e le riunioni, mentre gli elenchi di attività possono seguire l'avanzamento delle varie fasi di reclutamento. Le cartelle di posta elettronica possono essere organizzate in base al candidato o all'offerta di lavoro, facilitando l'accesso alle comunicazioni e ai documenti pertinenti. Sebbene possa mancare di alcune delle funzionalità specializzate di un software di gestione dei progetti dedicato, per i progetti di reclutamento che richiedono un coordinamento e una comunicazione rigorosi, Outlook 365 può essere uno strumento sorprendentemente adeguato.

Amit Doshi, Fondatore e CEO, MyTurn

Traccia le comunicazioni e le attività di pianificazione degli eventi

Microsoft Outlook 365, con le sue solide funzioni di categorizzazione e gestione delle attività, può essere utilizzato come strumento di base per la gestione dei progetti, in particolare per i progetti incentrati sulla comunicazione e sul monitoraggio delle attività. Secondo la mia esperienza, Outlook è molto efficace per gestire la pianificazione degli eventi.

Nella pianificazione di un evento, tenere traccia di numerosi piccoli compiti, scadenze e ampie comunicazioni con i vari soggetti interessati è fondamentale. Outlook ti permette di suddividere in categorie le e-mail relative a diversi aspetti dell'evento, come i fornitori, i relatori e l'organizzazione della sede, rendendo più facile la gestione e il recupero delle comunicazioni rilevanti. Puoi convertire le e-mail importanti direttamente in attività, assegnarle ai membri del team e monitorare i loro progressi all'interno della stessa interfaccia. La possibilità di creare e condividere elenchi di attività assicura che tutti conoscano le proprie responsabilità e le scadenze, aiutando a mantenere il progetto nei tempi previsti.

Sebbene Outlook non offra le funzioni di gestione approfondita dei progetti che si trovano nei software specializzati, la sua integrazione con altri strumenti di Microsoft 365 (come Planner e To Do per la gestione delle attività e Teams per la comunicazione) può supportare sufficientemente le esigenze di gestione di progetti ben definiti e ricchi di comunicazione.

James McNally, Amministratore delegato, SDVH [Noleggio veicoli a guida autonoma]

Come utilizzo Outlook per la gestione dei progetti

Ho posto questa domanda innanzitutto perché volevo vedere come gli altri utilizzano Outlook. Ti ho già detto che sto utilizzando troppi strumenti software per l'organizzazioneQuindi aggiungerne uno nuovo non era affatto auspicabile.

Sono felice di vedere che altri professionisti utilizzano Outlook per alcune piccole attività di gestione dei progetti. È esattamente il modo in cui utilizzo il noto client di posta elettronica di Microsoft.

Ho impostato vari tipi di etichette per monitorare i progressi di un elemento specifico. Questo mi aiuta a vedere rapidamente ciò che richiede la mia attenzione attraverso un'ispezione visiva o un semplice filtro.

Conservo le e-mail non lette per le cose che voglio rivedere in seguito, oppure le appendo in cima alle rispettive cartelle.

Alcune e-mail vengono convertite in attività, il che rende più facile aggiungere date di scadenza e promemoria. E sì, la stretta integrazione con OneNote, ToDo e MS Teams è molto apprezzata. Inoltre, nell'ambiente 365 è piuttosto facile aggiungere cartelle e file direttamente da OneDrive e SharePoint.

Non sono un grande fan di SharePoint, soprattutto se hai bisogno di collaborare con persone esterne alla tua organizzazione, ma è quello che è. Per quanto possa essere frustrante, sto iniziando ad abituarmi alle sue numerose stranezze.

Ora tocca a te: Stai usando Outlook 365 per la gestione dei progetti?oppure ti affidi a uno strumento specifico, come ad esempio Trello? Mi piacerebbe molto sapere quali casi d'uso hai trovato per il client di posta elettronica di Microsoft.

Ionuț-Alexandru Popa

Sono uno scrittore e caporedattore di BinaryFork. Sono appassionato di tecnologia, scienza, esplorazione spaziale e film. Ho iniziato a scrivere di tecnologia più di 20 anni fa, dopo essermi laureato in Informatica.