Microsoft Outlook 365 proje yönetim aracı olarak kullanılabilir mi?

• Microsoft Outlook, tonlarca yeni özellik ekleyerek basit bir e-posta istemcisinden bir yazılıma dönüştü.
• Peki Microsoft Outlook Proje Yönetimi için etkili bir şekilde kullanılabilir mi?
• Çeşitli proje türlerini yönetmek için Outlook'u nasıl kullandıklarına bakarak uzmanların neler söylediğini öğrenin.

Basit bir soru sorduk: Microsoft Outlook 365 eksiksiz bir proje yönetim aracı olarak kullanılabilir mi? İşe yarayabileceği belirli bir proje türü belirtin.

Pek çok yanıt aldık, ancak sonunda Operasyon Müdürleri ve CEO'lar da dahil olmak üzere altı deneyimli profesyonelin görüşlerine karar verdik.

Uzmanlar, web sitesi yeniden tasarım projelerini yönetmekten etkinlik planlama iletişimlerini ve uzun görev listelerini izlemeye kadar belirli projeler için platformu kullanma deneyimlerini paylaştılar.

Şirket İçi Etkinlikler Düzenleyin

Microsoft Outlook 365, öncelikle bir e-posta ve takvim aracı olarak bilinse de, özellikle iletişim araçlarına entegre edilmiş hafif proje takibine ihtiyaç duyan küçük projeler veya ekipler için proje yönetimi amaçlarına uyarlanabilecek özelliklere sahiptir.

Bununla birlikte, özel proje yönetimi yazılımında bulunan birçok özel özellikten yoksun olduğu için geleneksel anlamda eksiksiz bir proje yönetimi aracı değildir.

Outlook 365'in etkili bir şekilde kullanılabileceği belirli bir proje türü, eğitim semineri veya yıllık toplantı gibi şirket içi bir etkinliğin organizasyonudur. Bu tür projeler için Outlook'un güçlü yönleri - e-posta iletişimi, takvim planlama, görev yönetimi ve OneNote ve Teams gibi diğer Microsoft 365 araçlarıyla entegrasyon - çok faydalı olabilir.

Örneğin, Outlook'u davetiye göndermek ve LCV'leri takip etmek, etkinlikle ilgili toplantıları planlamak, görevlerin tamamlanması için son tarihler belirlemek ve tüm ekip üyelerinin fikirlere katkıda bulunması ve ilerlemeyi takip etmesi için paylaşılan bir OneNote not defteri oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Niclas Schlopsna, Yönetici Danışman ve CEO, spectup

Devam Eden Pazarlama Kampanyalarını Koordine Edin

Microsoft 365 araçlarıyla ilgili deneyimlerimize dayanarak, Microsoft Outlook 365'in değerli görev yönetimi özellikleri sunmasına rağmen, küçük projeler için eksiksiz bir proje yönetimi aracı olarak hizmet vermeyebileceğini söyleyebilirim. Outlook 365, görevleri yönetme, son tarihleri belirleme ve ekip üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırma konusunda ustadır; bu da özellikle küçük ölçekli projeler veya günlük işlemler için yararlı olabilir.

Örneğin, Outlook 365 genellikle teslim tarihlerinin koordinasyonunu, içerik onayını ve ekip işbirliğini gerektiren devam eden pazarlama kampanyalarını yönetmek için etkili bir şekilde kullanılabilir. Bu projeler, Outlook'un Planner gibi diğer Microsoft 365 uygulamalarıyla entegrasyonundan faydalanarak ekip içinde görev görünürlüğünü ve takibini artırabilir.

Ancak BT altyapısının kullanıma sunulması veya büyük ölçekli yazılım geliştirme gibi daha büyük ve karmaşık projeler için Microsoft Project gibi araçlar, proje planlama, kaynak yönetimi ve ayrıntılı ilerleme takibi yetenekleri göz önüne alındığında daha uygundur. Bu özellikler, Outlook 365 tarafından sağlanan işlevlerin ötesine geçen daha büyük projelerin karmaşıklığını ve kapsamını ele almak için gereklidir.

Elmo Taddeo, CEO, Parachute

İçerik Oluşturma Süreçlerini Kolaylaştırın

Microsoft Outlook 365 öncelikle bir e-posta ve takvim aracı olarak bilinse de, özellikleri, özellikle iletişim ağırlıklı görevlere odaklanan küçük, uzak ekipler için projeleri yönetmek için gerçekten de esnetilebilir. Örneğin, bir içerik oluşturma projesini yönetiyorsanız, Outlook oldukça etkili olabilir.

İçerik oluşturma genellikle bir dizi son teslim tarihi ve yazma, düzenleme, grafik tasarım ve yayınla ilgilenen çeşitli ekip üyeleri arasında işbirliğini içerir. Outlook'un görev atamalarını ve görev listelerini paylaşma ve düzenleme özelliğini kullanmak süreci kolaylaştırabilir. Outlook'ta ekip üyelerine belirli makaleler veya grafikler atayabilir, son tarihler belirleyebilir ve ilerlemeyi takip edebilirsiniz. E-postaları ve görevleri kategorize etme özelliği de proje iletişimlerini düzenli tutmaya yardımcı olur.

Ekip koordinasyonu ve teslim tarihi yönetimine odaklanan küçük projeler için Outlook harika bir pratik çözümdür.

Danilo Miranda, Genel Müdür, Presenteverso

Satış Kampanyalarını ve Etkinlik Planlamasını Denetleme

Evet, Microsoft Outlook 365 bir proje yönetim aracı olarak kullanılabilir, ancak etkinliği büyük ölçüde projenin karmaşıklığına ve ekibin ihtiyaçlarına bağlıdır. Etkinlik planlama gibi iletişim ve zamanlama odaklı projeler için önemli bir değer sunar. Outlook 365 ile paydaşlarla e-posta iletişimini yönetmek, toplantıları planlamak ve görev hatırlatıcıları ayarlamak kolaylaşır.

Takvim özelliği özellikle son tarihleri ve kilometre taşlarını takip etmek için çok faydalı. Görevlerin öncelikle iletişim odaklı olduğu ve son teslim tarihlerinin önemli olduğu projeler için Outlook 365'in koordinasyonu kolaylaştırdığını gördüm.

Ancak, ayrıntılı görev bağımlılıkları ve kaynak tahsisi takibi gerektiren projeler için en uygun yöntem olmayabilir. Benim rolümde, satış kampanyalarını ve etkinlik planlamasını denetlemek için Outlook'tan yararlanmanın verimli olduğu ve operasyonel tarzımızla iyi uyum sağladığı kanıtlandı.

Ace Zhuo, İş Geliştirme Direktörü (Satış ve Pazarlama), Teknoloji ve Finans Uzmanı, Ucuz Forex VPS

İşe Alım Proje Yönetimini Kolaylaştırın

Microsoft Outlook 365 öncelikle bir e-posta iletişim aracı olarak tanınsa da, özellikleri özellikle iletişim ve zamanlamaya odaklanan projeler için proje yönetiminin yönlerini destekleyebilecek alanlara uzanıyor. Bir siber güvenlik işe alım platformunun kurucusu olarak, Outlook 365'in işe alım projelerini yönetmek için özellikle nasıl etkili olabileceğini gözlemledim.

Takvim işlevleri, görüşmelerin ve toplantıların titizlikle planlanmasına izin verirken, görev listeleri çeşitli işe alım aşamalarının ilerlemesini izleyebilir. E-posta klasörleri her aday veya iş açılışı için düzenlenebilir ve böylece ilgili iletişim ve belgelere kolay erişim sağlanabilir. Özel proje yönetimi yazılımlarının bazı özel işlevlerinden yoksun olsa da, titiz koordinasyon ve iletişim gerektiren işe alım projeleri için Outlook 365 şaşırtıcı derecede yeterli bir araç olarak hizmet verebilir.

Amit Doshi, Kurucu ve CEO, MyTurn

Etkinlik Planlama İletişimlerini ve Görevlerini Takip Edin

Microsoft Outlook 365, güçlü kategorizasyon ve görev yönetimi özellikleriyle, özellikle iletişim ve görev takibine odaklanan projeler için temel bir proje yönetim aracı olarak kullanılabilir. Benim deneyimlerime göre, Outlook etkinlik planlamasını yönetmek için çok etkilidir.

Etkinlik planlamasında, çok sayıda küçük görevi, son teslim tarihlerini ve çeşitli paydaşlarla kapsamlı iletişimi takip etmek çok önemlidir. Outlook, satıcılar, konuşmacılar ve mekan düzenlemeleri gibi etkinliğin farklı yönleriyle ilgili e-postaları kategorilere ayırmanıza olanak tanıyarak ilgili iletişimleri yönetmenizi ve geri almanızı kolaylaştırır. Önemli e-postaları doğrudan görevlere dönüştürebilir, bunları ekip üyelerine atayabilir ve ilerlemelerini aynı arayüzden takip edebilirsiniz. Görev listeleri oluşturma ve paylaşma özelliği, herkesin sorumluluklarını ve son teslim tarihlerini bilmesini sağlayarak projenin programa uygun ilerlemesine yardımcı olur.

Outlook, özel yazılımlarda bulunan derinlemesine proje yönetimi özelliklerini sunmasa da, diğer Microsoft 365 araçlarıyla (görev yönetimi için Planner ve To Do ve iletişim için Teams gibi) entegrasyonu, iyi tanımlanmış, iletişim ağırlıklı projeleri yönetme taleplerini yeterince destekleyebilir.

James McNally, Genel Müdür, SDVH [Kendinden Sürüşlü Araç Kiralama]

Outlook'u Proje Yönetimi için nasıl kullanıyorum

Bu soruyu ilk etapta sordum çünkü başkalarının Outlook'u nasıl kullandığını görmek istedim. Size çok fazla Outlook kullandığımı söylemiştim. organi̇zasyon i̇çi̇n yazilim araçlariBu yüzden yeni bir tane eklemek gerçekten istenmiyordu.

Diğer profesyonellerin Outlook'u bazı küçük proje yönetimi görevleri için kullandığını görmekten mutluluk duyuyorum. Ben de Microsoft'un tanınmış e-posta istemcisini tam olarak bu şekilde kullanıyorum.

Belirli bir öğenin ilerlemesini izlemek için çeşitli etiket türleri oluşturuyorum. Bu, basit filtreleme ya da görsel inceleme yoluyla nelere dikkat etmem gerektiğini hızlıca görmeme yardımcı oluyor.

Daha sonra incelemek istediğim şeyler için okunmamış e-postaları saklıyorum ya da ilgili klasörün en üstüne sabitliyorum.

Bazı e-postaları görevlere dönüştürüyorum, bu da son tarih ve hatırlatıcı eklemeyi kolaylaştırıyor. Ve evet, OneNote, ToDo, MS Teams ile sıkı entegrasyon büyük beğeni topluyor. Ayrıca 365 ortamında doğrudan OneDrive ve SharePoint'ten klasör ve dosya eklemek de oldukça kolay.

SharePoint'in büyük bir hayranı değilim, özellikle de kurumunuz dışındaki kişilerle işbirliği yapmanız gerekiyorsa, ama durum bu. Sinir bozucu olsa da birçok tuhaflığına alışmaya başlıyorum.

Şimdi sıra sende: Proje Yönetimi için Outlook 365 mi kullanıyorsunuzYoksa Trello gibi belirli bir araca mı güveniyorsunuz? Microsoft'un e-posta istemcisi için ne gibi kullanım alanları bulduğunuzu duymayı gerçekten çok isterim.

Ionuț-Alexandru Popa

BinaryFork'ta yazar ve Genel Yayın Yönetmeniyim. Teknoloji, bilim, uzay araştırmaları ve filmler konusunda tutkuluyum. Teknoloji hakkında yazmaya 20 yıldan fazla bir süre önce, Bilgisayar Bilimleri bölümünden mezun olduktan sonra başladım.