Software

8 tarefas repetitivas que podes automatizar com o Power Automate

  • As tarefas repetitivas são aborrecidas e demoram muito tempo, mas podes sempre tentar automatizá-las com o Microsoft Power Automate.
  • Pedimos aos especialistas que dessem alguns exemplos de automatizações que podem ser realizadas com o Power Automate.
  • Continua a ler e descobre que tipo de tarefas podem ser delegadas através da sua automatização.
tarefas do microsoft powerautomate

Sou um grande adepto de ganhar tempo automatizando as tarefas que tenho medo de fazer durante todo o dia. Por vezes, podes utilizar a IA, mas, por vezes, é mais fácil e mais rentável utilizar algo como o Microsoft Power Automate.

Em primeiro lugar, tens de compreender que existem duas versões do Power Automate: uma que podes transferir e instalar no teu computador local e outra incluída no Microsoft 365 (descobre mais aqui). O primeiro é totalmente gratuito, mas é um pouco mais limitado, enquanto o segundo pode ligar-se a outros serviços de nuvem e pode fazer um pouco mais. Além disso, não necessita de manter o computador ligado quando as tarefas automatizadas estão a ser executadas.

A versão que utiliza depende do que está a tentar automatizar, e as funcionalidades à sua disposição dependem do plano do Microsoft 365 em que se encontra.

Mas este não é um guia sobre como configurar e utilizar o Microsoft Power Automate, mas sim um guia sobre o tipo de tarefas que podes automatizar. Para concluir esta lista, pedimos a vários especialistas do sector que nos dessem alguns exemplos de tarefas que automatizaram com êxito.

Vamos começar e ver como o Power Automate também te pode ajudar.

Envia acompanhamentos por e-mail para lembretes de tarefas

Para mim, é o acompanhamento por correio eletrónico dos lembretes de conclusão de tarefas. No meu fluxo de trabalho, os membros da equipa recebem frequentemente tarefas com datas de vencimento, e verificar manualmente o progresso ou enviar lembretes estava a tornar-se um desperdício de tempo. Utilizando o Power Automate, criei um fluxo que se integra com a nossa ferramenta de gestão de tarefas (como o Microsoft Planner ou o Trello) e o Outlook.

O fluxo envia automaticamente um e-mail de lembrete amigável para o responsável alguns dias antes da data de vencimento, se a tarefa não estiver marcada como concluída. Se o prazo passar, envia uma notificação de acompanhamento ao responsável e ao proprietário do projeto. Esta automatização tem sido um divisor de águas para manter os projectos no caminho certo sem microgerir. Não só me poupa tempo, como também garante que as tarefas não são esquecidas, melhorando a responsabilidade geral e a eficiência da equipa.

Matthew Lam, Programador Full-Stack, Amigo

Criar e partilhar agendas de reuniões

Automatizei um fluxo com o Power Automate que cria uma nova ordem de trabalhos de reunião, carrega-a para o SharePoint e envia automaticamente um e-mail a todos os participantes com uma ligação para o ficheiro, para que dêem o seu contributo. Isto garante que a agenda é preparada, partilhada e actualizada sem intervenção manual, poupando tempo e melhorando a colaboração.

Floris Moest, Proprietário, Celsius BI

Gere os pedidos de informação dos clientes e os bilhetes de apoio

Estou sempre à procura de formas de simplificar as operações e poupar tempo. Uma das tarefas repetitivas mais úteis que automatizei utilizando os fluxos do Power Automate é o processo de gestão dos pedidos de informação dos clientes e dos bilhetes de apoio.

No passado, lidar com os pedidos de apoio ao cliente recebidos de vários canais - e-mail, chat em direto e redes sociais - era um processo moroso. Tínhamos de ordenar, categorizar e atribuir cada pedido ao membro da equipa certo, o que implicava muito trabalho manual. Isto não só nos atrasava, como também levava ao risco de perder pedidos importantes ou de sobrecarregar determinados membros da equipa.

Com o Power Automate, consegui criar um fluxo que organiza automaticamente os pedidos de informação dos clientes com base no seu conteúdo e prioridade. Por exemplo, se um cliente mencionar um problema urgente na linha de assunto do seu e-mail, o Power Automate assinala-o como de alta prioridade e encaminha-o diretamente para o gestor de apoio ao cliente. Simultaneamente, regista cada bilhete no nosso sistema CRM, garantindo que nenhum pedido de informação se perde e que todos os clientes recebem atenção atempada.

Esta automatização reduziu drasticamente o tempo que gastamos a gerir os bilhetes, permitindo que a nossa equipa se concentre em prestar um apoio de alta qualidade. Também melhorou os nossos tempos de resposta e a satisfação geral do cliente, uma vez que podemos resolver rapidamente problemas urgentes e manter a organização em todos os canais.

Automatizar esta tarefa repetitiva com o Power Automate não só nos poupou inúmeras horas, como também nos ajudou a aumentar o apoio ao cliente sem precisar de contratar mais pessoal. O aumento da eficiência foi um divisor de águas, e recomendo vivamente a qualquer empresa que pretenda simplificar tarefas repetitivas que explore ferramentas de automatização como esta.

Max ShakFundador/CEO, Zapiy

Automatiza a entrada de dados e a geração de relatórios

Uma das tarefas repetitivas mais úteis que automatizei com o Power Automate foi a introdução de dados e a criação de relatórios. Em vez de recolher manualmente dados de várias fontes e criar relatórios, configurei um fluxo que extrai automaticamente dados de fontes específicas, consolida-os e gera relatórios em intervalos programados.

Isto poupou muito tempo e reduziu os erros, permitindo-me concentrar em tarefas mais estratégicas. Além disso, integrei notificações no fluxo para me alertar quando os relatórios estão prontos, garantindo um acompanhamento atempado sem intervenção manual. Trata-se de uma automatização eficiente que aumenta a produtividade.

Bram Louwers, Diretor, Gerir o cérebro

Actualiza o inventário automaticamente

Automatizar as actualizações de inventário tem sido uma tarefa de destaque, poupando inúmeras horas e reduzindo o erro humano. A maioria das pessoas ignora o poder de ligar o Power Automate ao Excel e ao Shopify para acompanhar automaticamente as alterações em tempo real. Quando um produto é comprado, um fluxo automatizado actualiza a lista de inventário, desencadeia um aviso de falta de stock e até notifica os fornecedores. Esta atualização perfeita garante que os níveis de stock são sempre precisos em todas as plataformas.

A utilização de marcadores nas folhas de cálculo do Excel pode simplificar este processo. Marca células específicas com identificadores únicos, permitindo que o fluxo reconheça e actualize apenas as secções que foram alteradas. Mantém os dados organizados e o sistema a funcionar sem problemas, tudo sem a necessidade de uma supervisão manual constante. Este método elimina a confusão e garante que a tua loja nunca fica aquém das promessas dos clientes.

Jovie Chen, CEO E CHRO, Zogiwel

Gere os pedidos de informação dos clientes

Uma das tarefas repetitivas mais úteis que automatizei com os fluxos do Power Automate é a gestão dos pedidos de informação dos clientes. Quando um cliente entra em contacto através de correio eletrónico ou de um formulário de contacto, o fluxo capta automaticamente os detalhes, categoriza o pedido e atribui-o ao membro da equipa adequado.

Envia também um e-mail de confirmação ao cliente para confirmar que a sua mensagem foi recebida e está a ser processada. Esta automatização elimina os passos manuais, garantindo que nenhum pedido é esquecido e que as respostas são rápidas. Ao simplificar este processo, poupámos tempo, minimizámos os erros e melhorámos a eficiência da comunicação com os nossos clientes.

Spencer Romenco, Estratega-Chefe de Crescimento, Crescimento rápido

Simplifica o processo de integração de funcionários

Uma das tarefas repetitivas mais úteis que automatizei com o Power Automate é o processo de integração de novos funcionários. Antes da automatização, o processo de integração envolvia o envio manual de e-mails de boas-vindas, a atribuição de tarefas e a criação de contas, o que consumia muito tempo e estava sujeito a falhas.

Com o Power Automate, criei um fluxo que é ativado assim que um novo funcionário é adicionado ao nosso sistema de RH. Envia automaticamente um e-mail de boas-vindas personalizado com ligações para recursos importantes, notifica o departamento de TI para configurar contas e atribui tarefas de integração na nossa ferramenta de gestão de projectos. Até agenda um e-mail de acompanhamento uma semana mais tarde para fazer o check-in.

Esta automatização poupa horas de trabalho administrativo e garante que nada fica por fazer. Cria também uma experiência mais suave para as novas contratações, o que dá o mote para uma relação positiva.

Matthew Odgers, Advogado de planeamento imobiliário, Opelon LLP

Automatiza o acompanhamento e a gestão de leads

Automatizar o acompanhamento e a gestão de contactos com o Power Automate é essencial para o desenvolvimento do negócio. Simplifica a recolha, a triagem e o acompanhamento de leads de várias campanhas de divulgação, reduzindo o tempo e minimizando os erros humanos.

Esta gestão consistente melhora as acções de acompanhamento e aumenta as taxas de conversão, melhorando, em última análise, a eficiência global no tratamento da sobrecarga de dados de vários canais.

Mohammed Kamal, Diretor de Desenvolvimento Comercial, Olavivo

Avatar para Ionuț-Alexandru Popa
Sou escritor e editor-chefe do BinaryFork. Sou apaixonado por tecnologia, ciência, exploração espacial e cinema. Comecei a escrever sobre tecnologia há mais de 20 anos, depois de me ter licenciado em Ciências Informáticas.
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