Software

8 sich wiederholende Aufgaben, die du mit Power Automate automatisieren kannst

  • Sich wiederholende Aufgaben sind langweilig und kosten viel Zeit, aber du kannst versuchen, sie mit Microsoft Power Automate zu automatisieren.
  • Wir haben die Experten gebeten, ein paar Beispiele für Automatisierungen zu nennen, die mit Power Automate durchgeführt werden können.
  • Lies weiter und finde heraus, welche Arten von Aufgaben durch Automatisierung delegiert werden können.
microsoft powerautomate aufgaben

Ich bin ein großer Fan davon, Zeit zu gewinnen, indem ich die Aufgaben automatisiere, die ich den ganzen Tag lang nicht machen will. Manchmal kann man KI einsetzen, manchmal ist es aber auch einfacher und kostengünstiger, etwas wie Microsoft Power Automate zu verwenden.

Zunächst musst du wissen, dass es zwei Versionen von Power Automate gibt: eine, die du herunterladen und auf deinem lokalen Computer installieren kannst, und eine, die in Microsoft 365 enthalten ist (Finde hier mehr heraus). Ersteres ist völlig kostenlos, aber etwas eingeschränkter, während letzteres sich mit anderen Cloud-Diensten verbinden kann und ein bisschen mehr kann. Außerdem muss der Computer nicht eingeschaltet bleiben, wenn die automatischen Aufgaben ausgeführt werden.

Welche Version du verwendest, hängt davon ab, was du automatisieren willst, und die Funktionen, die dir zur Verfügung stehen, hängen von deinem Microsoft 365-Tarif ab.

Dies ist jedoch keine Anleitung, wie du Microsoft Power Automate einrichtest und verwendest, sondern eine Anleitung, welche Aufgaben du automatisieren kannst. Um diese Liste zu vervollständigen, haben wir einige Branchenexperten gebeten, uns ein paar Beispiele für Aufgaben zu nennen, die sie erfolgreich automatisiert haben.

Lass uns gleich loslegen und sehen, wie Power Automate auch dir helfen kann.

E-Mail-Follow-Ups für Aufgabenerinnerungen senden

Für mich sind das E-Mail-Nachfassaktionen zur Erinnerung an den Abschluss von Aufgaben. In meinem Arbeitsablauf werden den Teammitgliedern oft Aufgaben mit Fälligkeitsdatum zugewiesen, und das manuelle Überprüfen des Fortschritts oder das Versenden von Erinnerungen wurde zu einem Zeitfresser. Mit Power Automate habe ich einen Ablauf erstellt, der sich mit unserem Aufgabenmanagement-Tool (wie Microsoft Planner oder Trello) und Outlook integrieren lässt.

Der Ablauf sendet automatisch ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerungs-E-Mail an den Beauftragten, wenn die Aufgabe nicht als erledigt markiert ist. Wenn die Frist verstrichen ist, werden sowohl der Beauftragte als auch der Projektverantwortliche benachrichtigt. Diese Automatisierung ist eine große Hilfe, um Projekte auf Kurs zu halten, ohne dass ich mich um das Mikromanagement kümmern muss. Sie spart mir nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Aufgaben nicht durch die Maschen fallen, was die Verantwortlichkeit und die Effizienz des Teams insgesamt verbessert.

Matthew Lam, Full-Stack Entwickler, Brieffreund

Besprechungsagenda erstellen und teilen

Ich habe mit Power Automate einen Ablauf automatisiert, der eine neue Besprechungsagenda erstellt, sie in SharePoint hochlädt und allen Teilnehmern automatisch eine E-Mail mit einem Link zu der Datei schickt, damit sie sich einbringen können. So wird sichergestellt, dass die Tagesordnung nahtlos und ohne manuelle Eingriffe vorbereitet, geteilt und aktualisiert wird, was Zeit spart und die Zusammenarbeit verbessert.

Floris Moest, Eigentümer, Celsius BI

Verwalten von Kundenanfragen und Support-Tickets

Ich bin immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Abläufe zu rationalisieren und Zeit zu sparen. Eine der nützlichsten sich wiederholenden Aufgaben, die ich mit Power Automate Flows automatisiert habe, ist die Verwaltung von Kundenanfragen und Support-Tickets.

In der Vergangenheit war die Bearbeitung eingehender Kundendienstanfragen über verschiedene Kanäle - E-Mail, Live-Chat und soziale Medien - ein zeitaufwändiger Prozess. Wir mussten jede Anfrage sortieren, kategorisieren und dem richtigen Teammitglied zuweisen, was eine Menge manueller Arbeit bedeutete. Das verlangsamte uns nicht nur, sondern barg auch das Risiko, wichtige Anfragen zu übersehen oder bestimmte Teammitglieder zu überlasten.

Mit Power Automate konnte ich einen Ablauf erstellen, der Kundenanfragen automatisch nach ihrem Inhalt und ihrer Priorität ordnet. Wenn ein Kunde zum Beispiel in der Betreffzeile seiner E-Mail ein dringendes Problem erwähnt, kennzeichnet Power Automate es als hohe Priorität und leitet es direkt an den Kundensupportmanager weiter. Gleichzeitig wird jedes Ticket in unserem CRM-System protokolliert, damit keine Anfrage verloren geht und jeder Kunde rechtzeitig bearbeitet werden kann.

Diese Automatisierung hat die Zeit, die wir für die Verwaltung von Tickets aufwenden, drastisch reduziert, so dass sich unser Team auf die Bereitstellung von hochwertigem Support konzentrieren kann. Außerdem haben sich unsere Reaktionszeiten und die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessert, da wir dringende Probleme schnell angehen und die Organisation über alle Kanäle hinweg aufrechterhalten können.

Die Automatisierung dieser sich wiederholenden Aufgabe mit Power Automate hat uns nicht nur unzählige Stunden gespart, sondern uns auch geholfen, den Kundensupport zu erweitern, ohne dass wir mehr Personal einstellen mussten. Die Effizienzsteigerung war ein echter Wendepunkt, und ich kann jedem Unternehmen, das sich wiederholende Aufgaben rationalisieren möchte, nur empfehlen, Automatisierungstools wie dieses zu testen.

Max Shak, Gründerin/CEO, Zapiy

Automatisiere Dateneingabe und Berichterstellung

Eine der nützlichsten sich wiederholenden Aufgaben, die ich mit Power Automate automatisiert habe, ist die Dateneingabe und Berichterstellung. Anstatt Daten manuell aus verschiedenen Quellen zu sammeln und Berichte zu erstellen, habe ich einen Ablauf eingerichtet, der automatisch Daten aus bestimmten Quellen abruft, sie konsolidiert und in regelmäßigen Abständen Berichte erstellt.

Das hat viel Zeit gespart und Fehler reduziert, so dass ich mich auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann. Außerdem habe ich Benachrichtigungen in den Ablauf integriert, die mich benachrichtigen, wenn die Berichte fertig sind, damit ich sie rechtzeitig bearbeiten kann, ohne manuell eingreifen zu müssen. Das ist eine effiziente Automatisierung, die die Produktivität steigert.

Bram Louwers, Direktor, BrainManager

Inventar automatisch aktualisieren

Die Automatisierung von Bestandsaktualisierungen ist eine herausragende Aufgabe, die unzählige Stunden spart und menschliche Fehler reduziert. Die meisten Menschen übersehen, wie leistungsstark die Verbindung von Power Automate mit Excel und Shopify ist, um Änderungen automatisch und in Echtzeit zu verfolgen. Wenn ein Produkt gekauft wird, aktualisiert ein automatischer Ablauf die Bestandsliste, löst eine Warnung bei niedrigem Lagerbestand aus und benachrichtigt sogar die Lieferanten. Diese nahtlose Aktualisierung stellt sicher, dass die Lagerbestände auf allen Plattformen immer korrekt sind.

Die Verwendung von Markierungen in Excel-Arbeitsblättern kann diesen Prozess rationalisieren. Markiere bestimmte Zellen mit eindeutigen Bezeichnern, damit der Datenfluss nur die Abschnitte erkennt und aktualisiert, die sich geändert haben. So bleiben die Daten übersichtlich und das System läuft reibungslos, ohne dass du es ständig manuell überwachen musst. Diese Methode schafft Klarheit und stellt sicher, dass dein Laden die Kundenversprechen einhält.

Jovie Chen, CEO & CHRO, Zogiwel

Eingehende Kundenanfragen verwalten

Eine der nützlichsten sich wiederholenden Aufgaben, die ich mit Power Automate-Flows automatisiert habe, ist die Verwaltung eingehender Kundenanfragen. Wenn sich ein Kunde per E-Mail oder über ein Kontaktformular meldet, erfasst der Ablauf automatisch die Details, kategorisiert die Anfrage und weist sie dem entsprechenden Teammitglied zu.

Außerdem wird eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden geschickt, um zu bestätigen, dass seine Nachricht eingegangen ist und bearbeitet wird. Durch diese Automatisierung entfallen manuelle Schritte, so dass keine Anfragen übersehen werden und die Antworten umgehend erfolgen. Durch die Rationalisierung dieses Prozesses haben wir Zeit gespart, Fehler minimiert und die Effizienz unserer Kundenkommunikation verbessert.

Spencer Romenco, Chef-Wachstumsstratege, Wachstumsschub

Rationalisierung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter

Eine der nützlichsten sich wiederholenden Aufgaben, die ich mit Power Automate automatisiert habe, ist der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter. Vor der Automatisierung bestand die Einarbeitung darin, Begrüßungs-E-Mails zu verschicken, Aufgaben zuzuweisen und Konten einzurichten, was zeitaufwändig und anfällig für Versehen war.

Mit Power Automate habe ich einen Ablauf erstellt, der ausgelöst wird, sobald ein neuer Mitarbeiter in unser HR-System aufgenommen wird. Er sendet automatisch eine personalisierte Willkommens-E-Mail mit Links zu wichtigen Ressourcen, benachrichtigt die IT-Abteilung, um Konten einzurichten, und weist dem neuen Mitarbeiter Aufgaben in unserem Projektmanagement-Tool zu. Eine Woche später wird sogar eine Follow-up-E-Mail verschickt, um sich zu melden.

Diese Automatisierung spart Stunden an Verwaltungsarbeit und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. Außerdem werden die Erfahrungen für neue Mitarbeiter/innen verbessert, was den Grundstein für eine positive Beziehung legt.

Matthew Odgers, Anwalt für Nachlassplanung, Opelon LLP

Automatisiere Lead Tracking und Management

Die Automatisierung der Lead-Verfolgung und -Verwaltung mit Power Automate ist für die Geschäftsentwicklung unerlässlich. Es rationalisiert die Erfassung, Sortierung und Nachverfolgung von Leads aus verschiedenen Kampagnen, reduziert den Zeitaufwand und minimiert menschliche Fehler.

Dieses konsequente Management verbessert die Folgeaktionen und steigert die Konversionsraten, was letztendlich die Gesamteffizienz bei der Bewältigung der Datenflut aus verschiedenen Kanälen verbessert.

Mohammed Kamal, Business Development Manager, Olavivo

Avatar für Ionuț-Alexandru Popa
Ich bin Autorin und Chefredakteurin bei BinaryFork. Meine Leidenschaft gilt der Technik, der Wissenschaft, der Weltraumforschung und Filmen. Ich habe vor mehr als 20 Jahren angefangen, über Technik zu schreiben, nachdem ich meinen Abschluss in Informatik gemacht hatte.
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