Software

8 attività ripetitive che puoi automatizzare con Power Automate

  • Le attività ripetitive sono noiose e richiedono molto tempo, ma puoi sempre provare ad automatizzarle con Microsoft Power Automate.
  • Abbiamo chiesto agli esperti di fornire alcuni esempi di automazioni che possono essere eseguite con Power Automate.
  • Continua a leggere e scopri quali sono i compiti che possono essere delegati automatizzandoli.
attività di microsoft powerautomate

Sono un grande sostenitore della possibilità di recuperare tempo automatizzando le attività che ho paura di fare tutto il giorno. A volte puoi usare l'intelligenza artificiale, altre volte è più facile ed economico usare qualcosa come Microsoft Power Automate.

Innanzitutto, devi capire che esistono due versioni di Power Automate: una che puoi scaricare e installare sul tuo computer locale e un'altra inclusa in Microsoft 365 (Scopri di più qui). Il primo è completamente gratuito, ma è un po' più limitato, mentre il secondo può collegarsi ad altri servizi cloud e può fare di più. Inoltre, non richiede di tenere il computer acceso quando le attività automatiche sono in esecuzione.

La scelta della versione da utilizzare dipende da ciò che stai cercando di automatizzare e le funzioni a tua disposizione dipendono dal piano Microsoft 365 che hai sottoscritto.

Ma questa non è una guida su come impostare e utilizzare Microsoft Power Automate, bensì una guida su quali attività puoi automatizzare. Per completare questo elenco, abbiamo chiesto a un gruppo di esperti del settore di fornirci alcuni esempi di attività che hanno automatizzato con successo.

Vediamo come Power Automate può aiutare anche te.

Inviare e-mail di follow-up per i promemoria delle attività

Per me, si tratta di e-mail di follow-up per i promemoria sul completamento dei compiti. Nel mio flusso di lavoro, ai membri del team vengono spesso assegnati compiti con date di scadenza e controllare manualmente i progressi o inviare promemoria stava diventando una perdita di tempo. Utilizzando Power Automate, ho creato un flusso che si integra con il nostro strumento di gestione delle attività (come Microsoft Planner o Trello) e con Outlook.

Il flusso invia automaticamente un'amichevole e-mail di promemoria all'assegnatario qualche giorno prima della data di scadenza se il compito non è contrassegnato come completo. Se la scadenza passa, invia una notifica di follow-up sia all'assegnatario che al proprietario del progetto. Questa automazione ha cambiato le carte in tavola per mantenere i progetti in linea con i tempi senza doverli gestire. Non solo mi fa risparmiare tempo, ma garantisce anche che i compiti non vadano persi, migliorando la responsabilità generale e l'efficienza del team.

Matthew Lam, Sviluppatore Full-Stack, Penfriend

Crea e condividi gli ordini del giorno delle riunioni

Ho automatizzato un flusso con Power Automate che crea un nuovo ordine del giorno di una riunione, lo carica su SharePoint e invia automaticamente un'e-mail a tutti i partecipanti con un link al file per ricevere il loro contributo. In questo modo l'agenda viene preparata, condivisa e aggiornata senza alcun intervento manuale, risparmiando tempo e migliorando la collaborazione.

Floris Moest, Proprietario, Celsius BI

Gestisci le richieste dei clienti e i ticket di assistenza

Sono sempre alla ricerca di modi per snellire le operazioni e risparmiare tempo. Una delle attività ripetitive più utili che ho automatizzato utilizzando i flussi di Power Automate è il processo di gestione delle richieste dei clienti e dei ticket di assistenza.

In passato, gestire le richieste di assistenza clienti in arrivo da più canali (e-mail, live chat e social media) era un processo che richiedeva molto tempo. Dovevamo smistare, classificare e assegnare ogni richiesta al giusto membro del team, il che comportava molto lavoro manuale. Questo non solo ci rallentava, ma comportava anche il rischio di perdere richieste importanti o di sovraccaricare alcuni membri del team.

Con Power Automate ho potuto creare un flusso che organizza automaticamente le richieste dei clienti in base al loro contenuto e alla loro priorità. Ad esempio, se un cliente menziona un problema urgente nell'oggetto della sua e-mail, Power Automate lo segnala come ad alta priorità e lo indirizza direttamente al responsabile dell'assistenza clienti. Contemporaneamente, registra ogni ticket nel nostro sistema CRM, assicurando che nessuna richiesta vada persa e che ogni cliente riceva un'attenzione tempestiva.

L'automazione ha ridotto drasticamente il tempo che dedichiamo alla gestione dei ticket, permettendo al nostro team di concentrarsi sulla fornitura di un'assistenza di alta qualità. Ha anche migliorato i tempi di risposta e la soddisfazione generale dei clienti, in quanto possiamo affrontare rapidamente i problemi più urgenti e mantenere l'organizzazione tra i vari canali.

L'automazione di questa attività ripetitiva con Power Automate non solo ci ha fatto risparmiare innumerevoli ore, ma ci ha anche aiutato a scalare l'assistenza clienti senza dover assumere altro personale. L'aumento dell'efficienza ha cambiato le carte in tavola e consiglio vivamente a tutte le aziende che vogliono ottimizzare le attività ripetitive di esplorare strumenti di automazione come questo.

Max Shak, Fondatore/CEO, Zapiy

Automatizza l'inserimento dei dati e la generazione dei report

Una delle attività ripetitive più utili che ho automatizzato con Power Automate è l'inserimento dei dati e la generazione di report. Invece di raccogliere manualmente i dati da varie fonti e creare report, ho impostato un flusso che estrae automaticamente i dati da fonti specifiche, li consolida e genera report a intervalli programmati.

In questo modo ho risparmiato molto tempo e ridotto gli errori, permettendomi di concentrarmi su attività più strategiche. Inoltre, ho integrato le notifiche all'interno del flusso per avvisarmi quando i report sono pronti, garantendo un follow-up tempestivo senza interventi manuali. È un'automazione efficiente che aumenta la produttività.

Bram Louwers, Direttore, BrainManager

Aggiorna l'inventario automaticamente

L'automatizzazione degli aggiornamenti dell'inventario è un'attività che ha permesso di risparmiare innumerevoli ore e di ridurre gli errori umani. La maggior parte delle persone trascura il potere di collegare Power Automate con Excel e Shopify per monitorare automaticamente le modifiche in tempo reale. Quando un prodotto viene acquistato, un flusso automatico aggiorna l'elenco delle scorte, attiva un avviso di esaurimento scorte e invia una notifica ai fornitori. Questo aggiornamento continuo garantisce che i livelli delle scorte siano sempre accurati su tutte le piattaforme.

L'utilizzo di marcatori all'interno dei fogli di lavoro di Excel può semplificare questo processo. Contrassegnando celle specifiche con identificatori unici, il flusso riconosce e aggiorna solo le sezioni modificate. In questo modo i dati vengono organizzati e il sistema funziona senza intoppi, senza la necessità di una costante supervisione manuale. Questo metodo elimina il disordine e garantisce che il tuo negozio non venga mai meno alle promesse dei clienti.

Jovie Chen, CEO E CHRO, Zogiwel

Gestire le richieste dei clienti in arrivo

Una delle attività ripetitive più utili che ho automatizzato con i flussi di Power Automate è la gestione delle richieste dei clienti in arrivo. Quando un cliente si rivolge a me tramite un'e-mail o un modulo di contatto, il flusso acquisisce automaticamente i dettagli, categorizza la richiesta e la assegna al membro del team più adatto.

Inoltre, invia un'e-mail di conferma al cliente per confermare che il suo messaggio è stato ricevuto ed è in fase di elaborazione. Questa automazione elimina i passaggi manuali, assicurando che nessuna richiesta venga trascurata e che le risposte siano tempestive. Semplificando questo processo, abbiamo risparmiato tempo, ridotto al minimo gli errori e migliorato l'efficienza della comunicazione con i clienti.

Spencer Romenco, Chief Growth Strategist, Sprint di crescita

Semplificare il processo di inserimento dei dipendenti

Una delle attività ripetitive più utili che ho automatizzato con Power Automate è il processo di inserimento dei nuovi dipendenti. Prima dell'automazione, l'onboarding prevedeva l'invio manuale di e-mail di benvenuto, l'assegnazione di compiti e la creazione di account, il che richiedeva molto tempo ed era soggetto a sviste.

Con Power Automate ho creato un flusso che si attiva non appena un nuovo dipendente viene aggiunto al nostro sistema HR. Invia automaticamente un'e-mail di benvenuto personalizzata con i link alle risorse chiave, notifica l'IT per la configurazione degli account e assegna le attività di onboarding nel nostro strumento di gestione dei progetti. Inoltre, pianifica un'email di follow-up una settimana dopo per verificare la situazione.

L'automazione consente di risparmiare ore di lavoro amministrativo e di non perdere nulla. Inoltre, crea un'esperienza più fluida per i nuovi assunti, creando così un rapporto positivo.

Matthew Odgers, Avvocato per la pianificazione immobiliare, Opelon LLP

Automatizza il monitoraggio e la gestione dei lead

Automatizzare il monitoraggio e la gestione dei contatti con Power Automate è essenziale per lo sviluppo del business. Semplifica la raccolta, lo smistamento e il follow-up dei contatti provenienti da varie campagne di sensibilizzazione, riducendo i tempi e gli errori umani.

Questa gestione coerente migliora le azioni di follow-up e incrementa i tassi di conversione, migliorando in definitiva l'efficienza complessiva nella gestione del sovraccarico di dati provenienti da più canali.

Mohammed Kamal, Business Development Manager, Olavivo

Avatar per Ionuț-Alexandru Popa
Sono uno scrittore e caporedattore di BinaryFork. Sono appassionato di tecnologia, scienza, esplorazione spaziale e film. Ho iniziato a scrivere di tecnologia più di 20 anni fa, dopo essermi laureato in Informatica.
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