Productos de Microsoft menos conocidos que quizá quieras probar

• Microsoft es conocido sobre todo por Windows, Word, Excel y PowerPoint.
• Pero algunos productos menos conocidos de Microsoft merecen tu atención: To-Do, Whiteboard, Power Automate, Sway, Formularios, Reservas, PowerToys
• Te hablaré de las que he utilizado y de algunas más que pienso probar pronto.

Soy usuario de productos Microsoft desde hace mucho tiempo, y en todo este tiempo me he encontrado con algunos productos menos conocidos que quizá no conozcas. Sí, Microsoft es más conocido por su sistema operativo Windows y el paquete de productividad Office, principalmente Word, Excel y PowerPoint.

La verdad es que Microsoft ha lanzado una tonelada de productos de software a lo largo de los años. La mayoría de sus cosas que utilizo para organizarme. Algunos de estos productos están orientados a las empresas, mientras que otros están diseñados para los consumidores. Bastantes de ellos cabalgaron tranquilamente hacia la puesta de sol.

En este artículo, voy a centrarme sobre todo en el software de Microsoft para consumidores, educación y pequeñas empresas, no en los productos para empresas. Ésa no es realmente mi especialidad.

Tanto si eres usuario de Microsoft desde hace tiempo como si simplemente buscas nuevas herramientas para mejorar tu productividad, merece la pena echar un vistazo a estos productos.

Tareas pendientes de Microsoft

Llevo utilizando Microsoft To-Do desde que se llamaba Wunderlist y aún era un desarrollador de software independiente. Fue adquirida por Microsoft y rebautizada como To-Do hace unos años.

No importa cómo quieras llamarla, esta aplicación se ha convertido en una herramienta esencial para mantenerme organizada y productiva. Es una sencilla pero potente aplicación de gestión de tareas que me permite crear listas de tareas pendientes, establecer recordatorios y priorizar tareas.

Una de las cosas que más me gustan de Microsoft To-Do es su compatibilidad entre plataformas. Puedo crear y acceder a mi lista de tareas pendientes desde mi escritorio de Windows, iPhone o dispositivo Android, así que siempre estoy al día de mis tareas esté donde esté.

Incluso puedo compartir listas con alguien. La lista de la compra es un buen ejemplo de cómo puedes utilizar Microsoft Tareas pendientes para gestionar las tareas domésticas.

Otra gran característica de Microsoft To-Do es su capacidad para crear subtareas. Esto me resulta muy útil cuando tengo una tarea más grande que necesito dividir en pasos más pequeños. Puedo crear subtareas dentro de la tarea principal, y luego marcarlas una a una a medida que las voy completando. Esto me hace sentir que he conseguido algo, aunque no lo haya terminado todo.

Microsoft Tareas pendientes también tiene una función "Mi día", que me permite priorizar tareas para el día siguiente. Puedo añadir tareas a Mi Día desde mi lista de tareas pendientes, o crear nuevas tareas específicamente para Mi Día. Esto me ayuda a centrarme en las tareas más importantes y a no agobiarme con una larga lista de tareas pendientes.

En general, Microsoft To-Do es una herramienta estupenda y fácil de usar para cualquiera que quiera mantenerse organizado y productivo pero no quiera algo demasiado sofisticado. La corta curva de aprendizaje sin duda ayuda.

Pizarra Microsoft

Descargo de responsabilidad: No he probado esta aplicación, pero he trabajado con algunas aplicaciones educativas tipo pizarra.

Microsoft Whiteboard es una aplicación de pizarra digital en línea que forma parte del conjunto de aplicaciones Microsoft 365. Permite a los usuarios colaborar e intercambiar ideas en tiempo real con otras personas, tanto si están en la misma habitación como al otro lado del mundo. La aplicación está diseñada para el trabajo y el aprendizaje flexibles, por lo que es una gran herramienta tanto para uso personal como profesional.

Una de las mejores características de Microsoft Whiteboard es su capacidad para organizar reuniones más eficaces. Con la aplicación, los usuarios pueden visualizar ideas y trabajar de forma creativa con su equipo.

La aplicación también está integrada con Microsoft Teams, lo que facilita la colaboración y la lluvia de ideas durante las reuniones de Teams. Los usuarios pueden abrir las pizarras existentes en las reuniones de Teams y utilizar anotaciones para añadir notas e ideas.

Microsoft Whiteboard también es una gran herramienta para el aprendizaje híbrido. Los profesores pueden utilizar la aplicación para impartir clases y crear proyectos en curso, tablones de anuncios y calendarios. La aplicación también es estupenda para romper el hielo y realizar actividades divertidas, lo que la convierte en una herramienta versátil para el aula.

Para las empresas, Microsoft Whiteboard puede resultar una gran herramienta para la gestión de proyectos, la planificación y la resolución de problemas en general. La aplicación permite a los equipos aportar ideas y colaborar en tiempo real, lo que facilita la búsqueda de soluciones creativas a problemas complejos, y luego ponerlas a disposición de todos para que las consulten en un formato intuitivo y rico en medios.

Microsoft Power Automate

Como persona a la que le encanta automatizar tareas para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia, me entusiasmó descubrir Microsoft Power Automate. No lo utilizaba mucho antes de escribir este artículo, pero eso va a cambiar.

Este servicio basado en la nube me permite crear flujos de trabajo que automatizan tareas y procesos empresariales que consumen mucho tiempo en todas las aplicaciones y servicios. Con cientos de conectores preconstruidos y miles de plantillas, es fácil automatizar tareas repetitivas y aumentar la eficacia.

El único reto es que se te ocurran tus propias ideas, entonces lo más probable es que puedas automatizar al menos algunas partes de cualquier proceso repetitivo.

Power Automate está diseñado para ser fácil de usar, con herramientas de arrastrar y soltar de bajo código que facilitan a cualquiera la creación de procesos automatizados. Y con la ayuda de la IA, la plataforma puede incluso sugerir flujos de trabajo basados en tus acciones anteriores, facilitando aún más la automatización de tareas.

En general, Microsoft Power Automate es una potente herramienta para cualquiera que busque ahorrar tiempo y aumentar la productividad automatizando tareas repetitivas y agilizando procesos. Te sorprendería lo capaz que puede ser Power Automate en las manos adecuadas.

Microsoft Sway

Descargo de responsabilidad: Sólo he utilizado brevemente esta aplicación, y me gusta, pero creo que esperaría a que se adoptara masivamente antes de profundizar en lo que es capaz de hacer.

Uno de los productos menos conocidos de Microsoft para los consumidores es Microsoft Sway. Sway es una aplicación de narración digital que te permite crear y compartir informes interactivos, presentaciones e historias personales con facilidad.

Con Sway, puedes crear diseños visualmente atractivos utilizando imágenes, texto, vídeos y mucho más.

Una de las mejores cosas de Sway es su motor de diseño, que te ayuda a producir rápidamente diseños interactivos y de aspecto profesional. Sway también viene con una amplia gama de plantillas predefinidas, pero incluso puedes personalizar tus propias plantillas si quieres crear un diseño único.

En general, Microsoft Sway es una gran herramienta para cualquiera que desee crear presentaciones o informes visualmente atractivos e interactivos. Su intuitivo motor de diseño y su amplia gama de plantillas facilitan su uso, y su disponibilidad en múltiples plataformas significa que puedes trabajar en tus presentaciones desde cualquier lugar y con todo el mundo.

Sway es un Powerpoint sobrealimentado, por así decirlo. Por alguna razón, no ha hecho que la gente deje de usar Powerpoint, que sigue siendo la aplicación de presentaciones de facto.

Formularios Microsoft

Microsoft Forms es una herramienta sencilla y ligera para crear encuestas y cuestionarios. Es una de las aplicaciones de Microsoft más infravaloradas que puedes utilizar para recabar comentarios, opiniones o datos de clientes, empleados o amigos y familiares.

La herramienta es fácil de usar, y no requiere ninguna habilidad o conocimiento técnico para empezar. Pude crear encuestas, cuestionarios y sondeos en cuestión de minutos la primera vez que utilicé la aplicación. Con un poco de formación puedes personalizar las preguntas para añadir imágenes y vídeos, e incluso configurar una lógica de ramificación para dirigir a los encuestados a diferentes preguntas en función de sus respuestas.

Microsoft Forms está disponible para Microsoft 365 y es compatible con cualquier dispositivo, incluidos ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Puedes compartir fácilmente encuestas o cuestionarios con otras personas enviando un enlace por correo electrónico, redes sociales u otros canales de comunicación.

Una de las mejores características de Microsoft Forms es su capacidad para analizar los resultados en tiempo real. Puedes ver las respuestas a medida que llegan, y puedes exportar los datos a Excel para su posterior análisis. Esto facilita la toma rápida de decisiones basadas en datos a partir de las respuestas recibidas.

Así que, si buscas una herramienta sencilla y eficaz para recopilar opiniones o datos, sin duda merece la pena echar un vistazo a Microsoft Forms. Puede ser una gran herramienta tanto para empresas como para educadores y consumidores.

Reservas Microsoft

Descargo de responsabilidad: Voy a profundizar en esta aplicación, ya que parece ser exactamente lo que necesito en mi trabajo diario, así que la actualizaré según mis descubrimientos.

Microsoft Bookings es otra joya menos conocida que no mucha gente conoce. Es una aplicación de programación que facilita a los clientes la reserva de citas con tu empresa. Se integra con Outlook y crea un calendario de reservas basado en web que tus clientes pueden utilizar para reservar una hora que les convenga.

Una de las mejores cosas de Reservas es que ayuda a reducir las ausencias con correos electrónicos de notificación automatizados. Esto significa que tus clientes recibirán recordatorios sobre sus citas, lo que ayuda a aumentar el cambio de que se presenten a tiempo. También puedes personalizar estos correos electrónicos para incluir tu propia marca y mensajes.

Microsoft Bookings también es bastante fácil de configurar si has trabajado antes con aplicaciones de calendario y programación. Todo lo que tienes que hacer es crear un calendario, añadir tus servicios y establecer tu disponibilidad.

A continuación, puedes compartir el enlace a tu página de reservas con tus clientes y empezar a aceptar citas de inmediato. Incluso puedes añadir tu página de reservas a tu sitio web o a tu página de Facebook para mayor comodidad.

Otra gran característica de Reservas pensada para equipos es que te permite gestionar los calendarios de tus empleados. Esto significa que puedes ver cuándo está disponible tu personal y cuándo está reservado, lo que te ayuda a programar las citas con mayor eficacia. También puedes asignar miembros concretos del personal a servicios específicos, lo que garantiza que tus clientes se encuentren con la persona adecuada para el trabajo.

En general, Microsoft Bookings es una buena herramienta complementaria para cualquier negocio, desde pequeñas empresas y autónomos hasta grandes empresas que dependen de las citas.

PowerToys

Esta es, con diferencia, mi aplicación favorita menos conocida de Microsoft. Llevo años utilizándola, e incluso he lo revisó aquí si quieres saber exactamente lo que hace. No he incluido un Lo que mejor hace lista simplemente porque hace muchas cosas y la utilidad de cada función depende de todas y cada una de ellas.

Lo que funciona para mí puede no funcionar para ti.

Por si no sabes qué es PowerToys, aquí tienes una breve introducción. PowerToys es un conjunto de utilidades para que los usuarios avanzados ajusten y agilicen toda la experiencia de Windows para una mayor productividad. PowerToys se introdujo por primera vez para Windows 95 y recientemente se ha reintroducido/rediseñado para Windows 10 y Windows 11.

Con PowerToys, puedes personalizar tu experiencia con Windows de muchas maneras. Una de las utilidades más populares es "FancyZones", que te permite crear distribuciones de ventanas personalizadas y encajar ventanas en esas zonas con un simple atajo de teclado. Es una versión mejorada de lo que ya obtienes con Windows 11.

Otra utilidad popular es "PowerRename", que te permite renombrar archivos por lotes con facilidad, algo que los usuarios avanzados apreciarán sin duda.

Otras utilidades son el "Gestor de teclado", que te permite reasignar teclas y crear atajos de teclado personalizados (lo he explicado aquí cómo funciona), y "Redimensionador de imágenes", que te permite cambiar el tamaño de las imágenes rápida y fácilmente.

Con diferencia, mi favorita es la herramienta "Extractor de texto", que me permite copiar texto directamente desde imágenes y otros elementos de la pantalla. El texto reconocido está disponible inmediatamente en el Portapapeles.

PowerToys se actualiza constantemente con nuevas utilidades, por lo que se vuelve aún más interesante de lo que realmente es.

¿Por qué no utilizar productos equivalentes que no sean de Microsoft?

Creo que tengo que hablar un poco de esto: la mayoría de los productos de Microsoft que se describen en este artículo no son lo mejor de lo mejor. Hay una competencia feroz en el software orientado a las empresas, y Microsoft no siempre está a la cabeza.

Entonces, ¿por qué prefiero utilizar productos de Microsoft? Porque juegan bien juntos. Es como la gente que está atrapada en el ecosistema Apple. Si usas un Mac, un iPhone y un iPad, hay pocas razones para que cambies de bando.

Lo mismo ocurre con los productos de Microsoft, hasta cierto punto. Creo que Microsoft es más abierto, en el sentido de que sus programas funcionan bien (mejor) y son interoperables con otro software, pero no es lo que se llamaría completamente abierto. De hecho, ninguna empresa es realmente abierta.

Eso, y el hecho de que la mayoría de las aplicaciones actuales de Microsoft son multiplataforma y (la mayoría de las veces) también están disponibles en el navegador web, es lo que me convierte en un fan, si esa es la palabra correcta.

En fin, por hoy es suficiente, así que dime si utilizas alguno de estos productos menos conocidos de Microsoft. ¿Cuál es tu favorito? ¿Qué otros productos menos populares de Microsoft utilizas? Deja un comentario a continuación.

Ionuț-Alexandru Popa

Soy escritor y redactor jefe en BinaryFork. Me apasionan la tecnología, la ciencia, la exploración espacial y el cine. Empecé a escribir sobre tecnología hace más de 20 años, tras licenciarme en Informática.